Konsultant kirjutab: Millest alustada tootmise efektiivsemaks muutmisel?

Arendan pisut edasi eelmises uudiskirjas kajastatud teemat tootmise efektiivsuse tõstmise vajalikkusest. Arutleksin natuke selle üle, millest tasub alustada.

Artiklis kirjutati “Iga ettevõte peab sisemiselt tegema valiku, milliste valdkondade arendamisega alustada. Valiku tegemisel tuleks lähtuda kasumlikkusest – millise valdkonnaga tegelemine annab kõige kiiremad tulemused”.

Minu arvates tasuks juhtidel esimesena mõelda sellele, mida nad oma tegevusega üldse saavutada tahavad. See annab parema aluse ka teiste valikute tegemiseks. Kuna efektiivsuse tõstmise võimalusi on palju, siis tasuks toetuda eeskätt nendele, mis üldeesmärkide saavutamisele kõige paremini kaasa aitavad. Liiati annaks see võimaluse ka ülejäänud meeskonda ühiselt tegutsema panna.

Olen kohanud paljusid ettevõtteid, mille juhid ei ole oma meeskondadele suutnud püstitada selgeid ja mõõdetavaid eesmärke. Sellist vajadust ei ole tõenäoliselt endale lihtsalt teadvustatud või vaevutud selleks aega võtma. Mõned juhid on küll püstitanud järgmise perioodi käibe- või kasumieesmärgid, kuid sellega eesmärkide seadmine ka piirdub. Seejuures ei ole enamasti peetud vajalikuks täpsustada, kuidas need saavutada kavatsetakse. Tegevuskavade koostamine ja meeskonnaga läbiarutamine tundub kuuluvat ressursside raiskamise kategooriasse. Meil on ju kogu aeg nii kiire…

Siit saab alguse ka kurb tõsiasi, et töötajatel puudub info ja selge nägemus selle kohta, kuhu ettevõte tahab välja jõuda ning mida või millist panust nendelt oodatakse. Samuti tean mitmeid ettevõtteid, kus töötajatele ei ole koostatud ühtegi ametijuhendit või töökirjeldust. Töötajad lihtsalt täidavad ülemuste poolt antud ülesandeid. Ja kuna asjatoimetusi ja tegevusvaldkondi on palju, siis toob see sageli kaasa dubleerimisi või lünki ettevõtte tegevustes.

Kuivõrd mõõdetavaid eesmärke ei ole püstitatud, siis loomulikult ei ole olemas ka asjakohast tegevuskava ja põhiline tähelepanu kulubki nn “tulekahjude kustutamistele”. Nii ei leitagi aega oma tegevuste analüüsimiseks ega vajalike sammude kavandamiseks vältimaks “tulekahjusid”.

Esimesed 4 sammu

Seetõttu arvangi, et enne kui valida välja mingi tootmise efektiivsuse tõstmise valdkond, tasuks astuda järgmised sammud:
1. Mõelge natuke sellele, milline on teie tegevuse eesmärk laiemas mõttes e ettevõtte missioon. Kui missioon on juba sõnastatud, siis ärge unustage aeg-ajalt selle sõnastust üle vaadata – kas see on jätkuvalt ajakohane – ja vajadusel korrigeerida.
2. Kui eelnevaga olete hakkama saanud, siis vaadake natuke kaugemale tulevikku ja mõelge, millised te tahaksite olla näiteks viie aasta pärast ehk missugune on teie ettevõtte tulevikuvisioon.
3. Nüüd pange paika sammud, millega jõuate tänasest päevast selle tulevikunägemuseni ehk mõõdetavad eesmärgid, ja ärge unustage koostamast tegevuskavasid nende eesmärkide saavutamiseks (viimane aitab kontrollida eesmärkide realistlikkust ja ühtlasi jagada vastutust eesmärkide saavutamisel).
4. Seejärel leidke aeg-ajalt (kasvõi paar korda aastas) võimalus kokku tulla, et selle tegevuskava täitmine üle vaadata, ja vajadusel kavandada täiendavaid tegevusi, kui mõne eesmärgi saavutamisega jänni peaksite jääma (pole ju mõtet aasta lõpus oma eesmärke vaadata ja tõdeda, et kahjuks pooled neist on täitmata – proovime järgmisel aastal uuesti).

Siia juurde veel üks soovitus (et mitte öelda nõue) ettevõtete juhtidele: kui vähegi võimalik, püüdke neid eelnevaid samme astuda koos oma alluvatega. Kaasake eesmärkide ja tegevuskavade koostamisse võimalikult palju oma alluvaid. Siin seab loomulikult piirangud ettevõtte suurus, aga püüdke jõuda kasvõi erinevate valdkondade keskastmejuhtideni, kes siis omakorda püstitaksid asjakohased eesmärgid oma allüksustes ja kaasaksid nende püstitamisse juba oma alluvaid.

Uskuge mind, meie oleme seda lisaks klientidega läbiviidavatele programmidele ka oma ettevõttes rakendanud. Tulemused on päris head – töötajad saavad kaasa mõelda ja seostavad ennast palju rohkem ettevõtte üldiste tegemistega. Kogu meeskond saab aru, mida nendelt ühe või teise eesmärgi saavutamiseks oodatakse ja kuidas nemad saavad kaasa aidata ettevõtte üldisele arengule.

Lisaks jätke meelde veel see, et eesmärke ei pea olema sugugi palju, sest kõigega korraga ei jõua tegeleda. Kui neid aga siiski palju kirja saab, valige välja hetkel kõige olulisemad. Ehk nagu ütles kunagi õpetaja Laur Tootsile: “Kui sa tervet rehkendust ei jõua, siis tee pool, aga tee hästi.”

Eesmärkide paljusus oli mõni aeg tagasi ka meie probleemiks, aga me suutsime sellest omad järeldused teha ja proovime nüüd hakkama saada vähematega. Uskuge mind – aitas.

Nüüd aga, armsad lugejad, ei tahaks teie kallist aega rohkem kulutada, et saaksite hakata neid minu poolt soovitatud samme astuma. Loodan, et selle protsessi käigus tulevad välja ka need valdkonnad, mida oleks vaja esimeses järjekorras efektiivsemaks muuta.

Kellel aga need 4 sammu on juhtumisi juba astutud, võivad julgelt asuda tootmist efektiivsemaks muutma. Tõenäoliselt on teil juba ka teada, millisest valdkonnast alustada. Kui soovite selles osas nõu pidada, siis andke meile julgesti märku.