Konsultant kirjutab: Kuhu tahame jõuda ja mida selleks teeme?

Alustuseks tahaksin jagada Teiega lugu, mille rääkis mulle üks tuttav.

Olles vastu võtnud osakonnajuhi töökoha, arvas ta, et on saanud hea elu peale.See oli väga meeldiv, huvitav ja kogemusterikas aeg. Töösse sisseelamine kulges hõlpsalt. Ta leidis kohe endale paar rutiinset tegevust, millega võis olla kasulik ja näidata, et tal on tähtsaid ülesandeid. Tema allkirjadega väljastatud paberid tõstsid eneseteadlikkust ja vastutustunnet.

Nii möödusid tunnid, päevad, nädalad, kuud ja aastad. Kuigi ta üritas kõike, mida tegi, teha hästi, tulid teatud tagasilöögid. Iganädalastel nõupidamistel esitati temale ja ta osakonnale kõikvõimalikke süüdistusi, kuid iga kohta oli tal alati õigustus.
Näiteks:

“Miks sa oled tellinud sellist materjali, mis nüüd seisab laos?”
“Kliendid muudavad oma soove, aga materjalid on varakult ära tellitud ja kohale jõudnud.”

“Miks sa väljastad tööd hilinemisega, mis vaevalt rahuldab järgmisi lülisid?”
“Minu osakonna töötajad rabavad juba niigi sellise koormusega, et tuleb teha ületunde, kuid minu vastutus piirdub vaid juhtimisega ega sisalda lisatööjõu värbamist.”

“Miks tooted on tihti ja suures mahus mittevastavad esitatud nõuetele?”
“Pingid on vanad, töötajad koolitamata, koguse saavutab vaid tükitööga, ajatööga jäävad tähtajad täitmata.”

“Miks sa kulutad liiga palju, võrreldes eelarvega?”
“Eelarves on arvestatud ainult teadaolevate vajadustega, mitte muutustega, lisaks on eelarve minuga eelnevalt kooskõlastamata.”

“Miks sa oled oma osakonna juhtimist korraldanud allpool igasugust arvestust?”
“Töötajate aeg kulub rutiinsetele tegemistele, millal ma veel oma inimesi juhtida saan, aitan neil niigi rutiinseid tegevusi teha.”

Nii läks:Ta ei talunud ülemäärast kriitikat, kuid ülemus ootas lahendusi, et jõuda paremate tulemusteni. Kuni ühel päeval oli ta sunnitud osakonnajuhi töökoha jätma.

Miks läks nii, nagu ta tegelikult ei soovinud?
Kirjeldatud seigad viitavad selgelt juhtimissüsteemi puudustele ja probleemide põhjustele vähese tähelepanu osutamisele.

Loodan, et Teie olukord on palju turvalisem ja Te olete aru saanud oma töökohale esitatavatest nõuetest, olete loonud süsteemi, kuidas teha rutiinsed tegevused nii, et jääks aega ka oluliste eesmärkide püstitamiseks ja saavutamiseks.

Kui Teile on see lugu siiski tuttav ja Te tahate leida lahendusi, kuidas selliste ebameeldivate lugude kordumist vältida, siis võiksime mõelda, mida oleks saanud teha paremini?

Arvan, et:

• aeg-ajalt tuleb vaadata oma tegevust kõrvalt: kas tegeletakse oma rollile kohaste oluliste tegevustega või kustutatakse vaid “tulekahjusid”;
• muutuste vajaduse teadvustamine on esimene vajalik samm, millele peab lisanduma ka tõeliselt vajalike muudatuste rakendamine;
• kindlasti tuleb pöörata rohkem tähelepanu kolmele vajalikule sammule – oluliste tegevuste planeerimisele, kontrollimisele ja täiustamisele;
• oluliste materjalide tellimisel saab rakendada tõhusamaid kontrollisüsteeme ja luua lepingute sõlmimise süsteem, mis aitaks jagada vastutusi tarnija, tootja ja kliendi vahel;
• kulutusi saab teha vastavalt võimalustele ja vajadustele, mitte vastavalt oma arusaamale – teha soodsaina näivaid oste, et saada näiteks hinnaalandust või odavat materjali;
• investeeringute rahastamiseks saab algatada ja kooskõlastada arendusprotsessi, mille käigus lahendada täiendavate ressursside vajadus;
• töötajate koormuse vähendamiseks võib juurutada parema planeerimissüsteemi, et näha varakult ette kitsaskohti ja leida neile lahendused või korraldada töö ümber nii, et tehtaks ainult tõeliselt olulisi tegevusi;
• peatähelepanu praaktoodete osas peab pöörama sellele, millised on probleemi tegelikud põhjused, mitte võidelda ainult tagajärgedega;
• juhi kohus on kaasata töötajaid koos muredest üle saama.

Ilmselt oleks meil kõigil kasulik vahel aeg maha võtta ja vaadata kõrvalt oma tegevusi.

•  mõelda läbi, mis on meie ja ettevõtte tegelikud eesmärgid, kuhu tahame jõuda;
• koostada eesmärkide saavutamiseks tegevusplaan;
• hakata liikuma, tegutsema, ellu viima, muutma;
• vaadata üle tulemuste head ja vead
• täiustada tegevusplaani ja jõuda kavandatud eesmärkideni.

See väike meeldetuletus on kirjutatud selleks, et Te keset oma igapäevatööd selliste lihtsate asjade peale mõtleksite, midagi ette võtaksite ja olulisi tegevusi veel paremaks muudaksite.