Konsultant kirjutab: Kuidas saaksid juhid oma rolli paremini täita?

Sõltumata sellest, kas on tegemist juhtimissüsteemide standarditest tuleneva määratlusega või mitte, on juhtkonna liikmete tegevusele püstitatud teatavad eeldused. Nimelt peavad tippjuhtkonna liikmed üheskoos otsustama, mis suunas organisatsioon peaks arenema ja selle realiseerumise eest head seisma. Selleks peab juhtkond püstitama vajalikud eesmärgid, hoolitsema, et alluvatel oleksid olemas vajalikud vahendid nende eesmärkide täitmiseks, ja jälgima, et need eesmärgid ka saavutataks. Loomulikult peab juhtkond reageerima olulistele muudatustele ümbritsevas keskkonnas ja ka sellele, kui kavandatud tulemused on jäänud saavutamata.

Mida kujutab endast mõiste juhtkond? Paljudes organisatsioonides tekitab see mõiste segadust. Asju nimetatakse erinevate nimedega – juhatus, direktsioon, juhtgrupp, (tipp)juhtkond, laiendatud juhtkond jms.

Juhtorganeid võib kutsuda mistahes nimega, oluline on seejuures siiski asjaolu, et töötajad teavad, kes selle nimetuse alla kuuluvad ning millised on nende rollid. Ülimalt oluline on määrata kindlaks nn tippjuhtkonna koosseis ja rollid. Standardi ISO 9000: 2000 kohaselt nimetatakse tippjuhtkonnaks “isikut või inimeste gruppi, kes suunab ja ohjab organisatsiooni kõige kõrgemal tasemel”.

Tippjuhtkonna liikmete olulisemad rollid

Tippjuhtkond peaks mõistma, et nende rolliks on eelkõige organisatsiooni strateegiline juhtimine . Kui tulevikusuunad ja nende saavutamise põhimõtted on läbi mõeldud ja tehtud valik tegelemiseks nn “õigete asjadega”, siis antakse piltlikult teatepulk üle järgmise juhtimistasandi töötajatele, kes peavad tagama kavandatu elluviimise (tegema asju “õigesti” ehk nii nagu on kokku lepitud). Sageli tähendab see laiendatud juhtkonna kaasamist, sest nemad aitavad koostada tegevusplaanid ning tagavad nende elluviimise. Sellistel puhkudel on tippjuhtkonna rolliks tegevuste kontrolli all hoidmine. Selleks on vaja saada regulaarselt informatsiooni organisatsiooni töö sujumise kohta vastavalt kokkulepitud kontrollparameetritele. Kui tulemused väljuvad kokkulepitud piiridest, siis tuleb loomulikult reageerida. Sageli kutsutakse sellisel juhul kokku erakorraline koosolek ja otsustatakse edasine tegevuskava.

Tulles tagasi tippjuhtkonna liikmete rolli juurde tuleb tõdeda, et sageli ei tegele tippjuhtkonda arvatud isikud strateegiliste küsimustega. Elatakse pigem eilses ja heal juhul tänases päevas. Väidetavalt ei olevat aega selliste küsimustega tegelemiseks, sest pidevalt tuleb “tuld kustutada”. See on üks paraku tavapärane valearusaam prioriteetide seadmisest.

Kui tippjuhtkonna liikmel ei ole aega kogu organisatsiooni arengu üle mõelda, siis ühel päeval võib organisatsioon oma tegevuse lõpetada. Tulekustutamise nõiaringist väljumiseks on tarvis lihtsalt võtta aega töökorralduse üle järelemõtlemiseks ja viia sisse vajalikud korrektiivid. Tänuväärseks abimeheks siinkohal on protseduurireeglite kehtestamine, mis paneksid paika erinevate töötajate rollid ja annaksid juhised, kuidas kõige otstarbekamalt ühte või teist toimingut ellu viia. Oluline on luua ettekujutus organisatsioonist kui tervikust ja lähtuda reeglite kehtestamisel just terviku huvidest. NB: protseduurireeglite koostamisel ei ole sugugi peamine nende kvantiteet, vaid pigem kvalitatiivne läbimõeldus. Tuleb hinnata, millisest juhisest võiks kaastöötajatele reaalset kasu olla – siis on põhjust juhiseid välja töötada, vastupidise efekti puhul kindlasti mitte!

Teine oluline tippjuhtkonnaga seotud põhimõte on rollide jaotus juhtkonna liikmete vahel . Kui kõik tegelevad kõikide asjadega, siis kulub reeglina kõikide toimingute jaoks ülemäära palju aega. Selles osas soovitame tippjuhtkonna liikmete vahel selgelt ära jaotada vastusvaldkonnad. Kui tippjuht oma juhi rolli õigesti täidab, on võimalik operatiivküsimused delegeerida ja tegelda oma valdkonna arengu suunamisega.

Kolmas oluline teema, mis tippjuhtkonna tulemuslikkust suuresti mõjutab, on juhtkonda kuuluvate isikute informeeritus ja pädevus . Paraku on üsna tüüpiliseks juhtkonna liikmete arvamuseks, et nemad on nii targad, et ei vaja mitte mingisugust täiendkoolitust. Nii kapseldutakse oma kunagi omandatud teadmistesse ja püütakse eiratakse ümberringi toimuvat arengut.

Juhtkonna liikmete rolliks on tagada organisatsiooni kohanemine ümbritsevas makrokeskkonnas toimuvate muudatustega (muudatused klientide soovides, hoiakutes, tarnijate ja konkurentide käitumises, seadusandluses jne). Organisatsioon, kellel õnnestub paremini kohaneda toimuvate muudatustega (sh tulevaste muudatustega), saavutab ka paremaid tulemusi.

Kaasaegne juhtkonna liige täiendab pidevalt oma teadmisi ja hoiab silmad lahti ümbritsevate muudatuste jälgimiseks. Nii on oluline teada, milliseid lahendusi kaasaegsed ettevõtted kasutavad, milliseid uusi suundasid on erinevate valdkondade juhtimises rakendatud, milliste töökorralduslike uuendustega on võimalik tulemusi paremaks muuta jne.

Võimalus oma teadmisi selles osas täiendada

TJO Konsultatsioonid hoolitseb samuti selle eest, et juhtkondade liikmed oleksid kursis tänapäevaste arengutega – meie juhtkonna esindaja pädevusprogrammist võib leida kümme erinevat seminari, mis kajastavad kaasaegsele juhile olulisi teemasid. Programm on koostatud ühepäevaste ülimalt informatiivsete seminaridena. See võimaldab juhtidel investeerida iga teema tarvis vaid ühe päeva oma ajast ja saada sellega täieliku ülevaate antud valdkonnast.