Millised on enamlevinud küsimused kvaliteedijuhtimise ja juhtimissüsteemide osas?
Meilt küsitakse tihti erinevaid juhtimissüsteemide arendamise ja kvaliteedijuhtimisega seotud küsimusi. Järgnevalt üritamegi anda ülevaate enamlevinud terminitest.
Mis on kvaliteet?
Kvaliteedi mõiste all on harjutud mõistma toodete tehnilisi omadusi. Ent tegelikult tasuks seda vaadelda laiemalt: toode või teenus on kvaliteetne siis, kui klient on selle kätte saanud nii, nagu eelnevalt kokku lepiti (nii omadustelt, tarneajalt kui ka hinnalt).
Mis on kvaliteedijuhtimissüsteem?
Kvaliteedijuhtimissüsteem on lahendus, mis aitab organisatsioonil tagada oma klientidele antud lubaduste täitmise. Selle mõistega võib kokku võtta meie igapäevase töökorralduse, eeldusel, et see on piisavalt hästi läbi mõeldud ja toimib. Üldjoontes võiks ka öelda, et see, kuidas saavutada oma organisatsiooni eesmärke, kindlustada toodete ja/või teenuste parendamine ja täita klientide nõudeid, ongi kvaliteedijuhtimissüsteem.
Mis on juhtimissüsteem?
Juhtimissüsteemi all võib mõista organisatsiooni töökorraldust, mis aitab tagada püstitatud eesmärkide järjepideva saavutamise. See eeldab eesmärgi täitmisega seonduvate protsesside ja protseduurireeglite läbimõtlemist ning omavaheliste kokkulepete saavutamist. Juhtimissüsteemide ülesehitus sõltub organisatsiooni valikutest, kuid enamasti on aluseks protsessipõhine või standardite nõuetest lähtuv struktuur. Samuti võib suuresti erineda juhtimissüsteemi kaasatud valdkondade arv. Nt see võib hõlmata kvaliteedi- ja keskkonnajuhtimise, töötervishoiu ja tööohutuse, infoturbe ja finantsjuhtimise jm valdkonnad. Soovitavalt on juhtimissüsteemiga integreeritud ka organisatsiooni strateegiline juhtimine. Sellisel juhul on juhtimissüsteem rakendatud organisatsiooni pikaajaliste eesmärkide saavutamisele ning ülejäänud juhtimissüsteemi osad, sh kvaliteedijuhtimissüsteem aitavad sellele kaasa.
Millist kasu organisatsiooni juhtimissüsteem arendamisest saab?
Tahame seda või mitte, igal tegutseval organisatsioonil on oma juhtimissüsteem. Iseküsimuseks on selle läbimõelduse, dokumenteerituse või süsteemsuse aste. Juhtimissüsteemi arendamise eesmärgid ja prioriteedid peab organisatsioon ise paika panema. Sageli kasutatakse mõnda alltoodutest:
· Tulemuslikkuse ja tootlikkuse parendamine
· Suurem tähelepanu organisatsiooni eesmärkidele ja klientide ootustele
· Nõuetele vastavate toodete ja/või teenuste kvaliteedi saavutamine ja säilitamine
· Klientide ja töötajate rahulolu suurendamine
· Usaldusväärsuse kasv
· Võimalus tõendada, mida organisatsioon võib kliendi heaks teha
· Maine paranemine
· Rahvusvahelise sertifitseerimisorganisatsiooni kinnitus organisatsiooni töökorralduse vastavusest standardi nõuetele
· Konkurentsivõime suurenemine.
Millised organisatsioonid peavad juhtimissüsteemi juurutama?
Juhtimissüsteem on igal tegutseval organisatsioonil juba olemas. Kui küsimus viitab kvaliteedijuhtimissüsteemile, siis selle väljaarendamine ei ole kohustuslik! Ka seonduvad standardid on kõikidele rangelt vabatahtlikud. St igaüks otsustab ise, kas see on vajalik. Samas võib kvaliteedijuhtimissüsteemi juurutamist iga tõsiseltvõetava ja tulevikuplaanidega organisatsiooni juures elementaarseks lugeda. Kindlasti sellest on palju kasu nii suurel tootmisettevõttel, asutusel kui ka väikesel teenindaval firmal. Meie puhul on kaks kõige väiksemat klienti olnud 3 töötajaga firmad (üks teenindus-, teine tootmisvaldkonnast).
Kui palju see kõik maksab?
Kuna organisatsioonid on väga erinevad, erinevate soovidega ja erinevate arenguastmetega, siis nn “jala pealt” on raske midagi täpset öelda. Täpsema vastuse andmiseks sooviksime saada rohkem teavet teie soovide ja töökorralduse kohta.
Kui kaua läheb aega, et juhtimissüsteem oleks organisatsioonis täielikult väljaarendatud?
Kvaliteedijuhtimissüsteemi üks märksõna on pidev parendamine ja sellega seonduvalt ei saa ükski süsteem iialgi lõplikult valmis. Kui väljaarendamise mõõdupuuks lugeda näiteks rahvusvaheliste nõuete täitmist kinnitava sertifikaadi väljastamist, siis saab. Tavaliselt on nii, et kui organisatsioonil tekkib kindel soov kvaliteedijuhtimissüsteem välja arendada, siis kaalub ta ise tegemise ja konsultantide kaasamise vahel. Esimese variandi puhul kulub tavaliselt soovitud tulemuseni jõudmiseks aastaid. Konsultantide kaasamisel kulub meie kogemuste kohaselt projekti käivitamisest kuni sertifikaadi saamiseni enamasti 6 kuni 12 kuud. Sõltuvalt organisatsioonist ja tema soovidest, on ka võimalik lühemad ja pikemad graafikud.
Kas organisatsioon omal käel juhtimissüsteemi väljaarendamisega hakkama ei saa? Miks on konsultatsioonifirmat vaja?
Kindlasti saavad tublimad organisatsioonid sellega ka ise hakkama. Kui aga töötajatel vastavad teadmised puuduvad, siis on mõistlik osta sisse töötajate koolitust või konsultatsiooni.
Miks on konsultatsiooniteenused ja koolitused nii kallid?
Tegelikult on see subjektiivne arvamus. Siinkohal soovitame natuke arvutada, kui palju kulub teie töötajatel aega ja raha ühe või teise teadmise omandamiseks või juhtimissüsteemiga seonduva lahenduse väljatöötamiseks. Seejuures tasuks arvesse võtta ka katsetuste ja eksimustega seonduvad kulud ning vahepealsel perioodil saamata jäänud tulud. Korralike arvestuste põhjal selgub sageli, et professionaalsse koolitusse või konsultatsiooniteenussesse tehtud investeering tasub end kuhjaga ära. Oluline on veenduda, et teie partnerit võiks usalda, tal oleks piisavalt kogemusi ja soovitavalt ka endal toimiv juhtimissüsteem.
Kus ma saaksin vajaliku informatsiooni juhtimissüsteemi arendamise kohta?
Kõik oleneb sellest, millist informatsiooni Te soovite. Kõige kindlam on pöörduda juhtimissüsteemide arendamisega tegeleva konsultatsioonifirma poole ja täpsustada oma huvi. Nii on kindlasti võimalik saada asjakohane vastus ja vajadusel viide täpsematele infoallikatele. Esitage oma küsimus.
Kust on võimalik osta standardeid?
Kui soovite tutvuda standardite sisuga, siis tuleb külastada kas raamatukogu või leida keegi, kellel vastav standard olemas on. Kui soovite standardit endale, siis tuleb see aga osta. Võite ilmselt isegi arvata, et kõiki standardeid ei leia tavalisest raamatupoest. Standarditega seonduvalt võite julgelt pöörduda Eesti Standardikeskuse poole. Seal on võimalik nii kohapeal standarditega tutvuda kui ka neid osta. Samuti on võimalik standardeid osta interneti vahendusel: www.evs.ee.
Kas on väga vajalik, et juhtimissüsteem oleks sertifitseeritud?
Kui ei organisatsioon ega tema kliendid ei tunne vajadust sertifitseerimise järele ja keegi neilt seda ei nõua, siis puudub sellel igasugune mõte.
Sertifitseeritud juhtimissüsteem olemas, aga mis edasi saab?
Siis tänage koostööpartnereid ja lähtuge ideest, et juhtimissüsteemi pidev parendamine on edu aluseks. Arenguideede saamiseks võite alati pöörduda konsultatsioonifirma poole. Sageli saab kasulikke ideid ka koolituskursustelt.
Tutvuge lähemalt meie juhtimissüsteemide valdkonna nõustamisteenustega.
