Uus standard juhtide käsutusse, Jussi Onoper (17.04.2006 Äripäev)

Iga toimivat organisatsiooni juhitakse. Kas juhtimine on süsteemne, sõltub suuresti juhtidest ja väljakujunenud organisatsioonikultuurist. See, kas organisatsiooni juhid soovivad läbimõeldud töökorralduse abil raha ja aega kokku hoida, sõltub samuti juhtide valikutest.
Mistahes töö lihtsustamiseks püütakse minevikus edu toonud lahendusi süstematiseerida ja uuesti kasutada. Üheks selliseks süstematiseeritud kogumikuks võib lugeda standardeid. Juhtide töö lihtsustamiseks ja organisatsioonide tulemuslikkuse suurendamiseks on välja töötatud rida juhtimissüsteemidega seonduvaid standardeid. Selles osas jätkub kiire areng.

Juhtimissüsteemi standarditel sarnased mudelid, erinevad eesmärgid

Juhtimissüsteemide standarditel on välja kujunenud mitmed sarnased jooned. Nii baseeruvad juhtimissüsteemi standardid enamasti planeeri-tee-kontrolli-täiusta tsüklil. Selle alusel on standardi peatükid omavahel seostatud ja suunitletud pidevale parendamisele. Kokkuvõttes on standarditel palju sarnaseid jooni.

Reeglina eeldab mistahes juhtimissüsteem selle käsitlusalasse kuuluvate valdkondade asjakohast dokumenteerimist. Dokumenteerimisnõuete kirjeldus küll mõneti varieerub, kuid reeglina eeldatakse käsiraamatu koostamist, normdokumentide ja tõendusdokumentide haldamise süsteemset korraldamist.
Nn baasvaldkondadeks on dokumendihalduse kõrval:

• Otseselt juhtkonna haldusalasse kuuluvad valdkonnad: põhimõtete sõnastamine, mõõdetavate eesmärkide püstitamine, õiguste-vastutuste kindlaksmääramine, juhtkonnapoolsete (strateegiliste) ülevaatuste läbiviimine, organisatsioonisisese ja ‑välise teabevahetuse korraldamine, ressursside juhtimine, sh personali arendamisega seonduvad meetmed ning nende mõjususe hindamine.

• Juhtimissüsteemi mõjususe hindamiseks eeldatakse ka seiremehhanismide paikapanemist ja andmete läbimõeldud analüütilist ning parendustegevust.

• Samas on esindatud ka kontrolli ja seirega seonduvad toimingud, sh siseauditite läbiviimine, ning parendustegevused, sh  erinevate õnnetus- ja vahejuhtumite ning mittevastavuste käsitlemine, korrigeerivad ja ennetavad tegevused.

• Üheks oluliseks valdkonnaks on saamas hädaolukordadeks valmisolek. See on praegu aktuaalne teema ka Eesti riigi seisukohalt, rääkimata meil tegutsevatest organisatsioonidest. Kui organisatsioon oma tuleviku tagamisele esmalt aega, seejärel ka muid vahendeid ei raatsi investeerida, võib ta end ühel hetkel leida kriisist, mille lahendamise möödapääsmatud kulutused on siis juba kordades suuremad.

• Loomulikult ei pääse juhtimissüsteemi standardid reeglina üle ega ümber oma valdkonnaga seonduvate riskide hindamisest, seonduvate õigusaktide nõuete väljaselgitamisest ning riskide maandamiseks sobivate meetmete kavandamisest ja rakendamisest. Erandiks on siin vaid baasstandardiks kujunenud ISO 9001, mis toetub organisatsiooni põhiprotsessile ja igapäevastele tegevustele.

• Siinkohal eeldavad juhtimissüsteemi standardid sisuliselt strateegiliste arengueesmärkide püstitamist ning nende täitmise eest hoolitsevate juhtimiskavade sisseviimist. Loomulikult haakub kõik see strateegilise planeerimise ja juhtimise temaatikatega ja peaks moodustama ühtse terviku. Riskide hindamise jms juures nn planeerimise peatükis on standarditel tihe seos ka õigusaktide nõuetega. Loomulikult eeldavad standardid õigusaktide nõuete täitmist ja vastavalt organisatsioonide valikutele enamgi veel. Samal ajal aitavad korralikult ülesehitatud süsteemid püsida kursis toimuvate muudatustega ja ennetada sellega võimalikke ettekirjutusi jm ebameeldivaid üllatusi Korralikult väljaarendatud ja juurutatud juhtimissüsteem võimaldab säästa juhtide aega selleks, et nad saaksid tegelda strateegilise juhtimise jm oluliste teemadega ning ei peaks iga päev tuletõrjujate rolli täitma.

Üheks huvitavaks terminiks on “keskkond”. See on ühtlasi nii ühiseks kui ka eristavaks jooneks.

• Keskkonnajuhtimissüsteemi puhul peetakse eeskätt silmas organisatsiooni kui terviku mõju teda ümbritsevale keskkonnale. Seda püütakse allutada kontrollile ning suhtelist koondmõju alandada.

• Töötervishoiu ja tööohutuse puhul hinnatakse organisatsiooni tegevuse ja tegevusetuse mõju seal töötavatele inimestele.

• Kvaliteedijuhtimissüsteemi puhul on aga tähelepanu üheselt suunatud toote kvaliteedi tagamiseks vajaliku töökeskkonna saavutamisele. Mitmete organisatsioonide puhul olen märganud selles osas väärtõlgendusi ja seetõttu on tegelike nõuete kindlaksmääramine jäänud sootuks unarusse.

Eripäraseks peatükiks on sageli nn 7. peatükk, mis keskendub reeglina standardi spetsiifilistele valdkondadele, nt toiduohutuse või infoturbe tagamine. Keskkonna ja töötervishoiu ning tööohutuse standardite puhul on see mõnevõrra üldisemalt kajastatud peatükis 4.4.6, mis laseb igal organisatsioonil langetada oma valiku, kui põhjalikuks ta soovib nn kasutamise ohjamisega minna.

Standardite sarnaste joonte olemasolu ei ole juhuslik!

Nimelt eeldatakse, et:

• organisatsiooni juhtimissüsteem moodustab ühtse terviku
• organisatsioon ei raiska oma ressursse mõttetult

• organisatsioon ühendab sarnased valdkonnad üheks terviklikult töötavaks süsteemiks, mis tõepoolest juhtide ja kogu töötajaskonna elu lihtsamaks teeb ning aitab probleeme ja ebameeldivaid üllatusi ära hoida, olgu siis tegemist kvaliteedi, infoturbe, töötervishoiu ja tööohutuse või toidu ohutusega

Seega tasuks igal organisatsioonil, kes soovib tulevikus edukas olla, oma arengu huvides rahvusvahelisi standardeid ära kasutada.

Eestil nüüd oma töötervishoiu ja tööohutuse juhtimissüsteemi standard

Aprilli alguses müügile ilmuv EVS 18001: 2006 standard baseerub brittide poolt koostatud spetsifikaadil OHSAS 18001 1999. Seoses teiste standardite kiire arenguga, on Eesti standardit brittide analoogiga võrreldes mitmetes valdkondades kaasajastatud.

Eesti standardi kehtestamine loob eelduse akrediteeritud sertifitseerimise läbiviimiseks Eestis. Varem oli töötervishoiu ja tööohutuse juhtimissüsteemi akrediteeritud sertifitseerimine võimalik vaid teiste riikide standardite (nt Poola või Soome standardite) ja akrediteerimisorganisatsioonide baasil.

Üheks ohukohaks on loomulikult erinevates piirkondades kasutatavate standardite erinevad numbrid. Kui Eesti standard kannab numbrit EVS 18001, siis näiteks brittide spetsifikaati tuntakse  OHSAS 18001 nime all. Rahvusvaheline Standardimisorganisatsioon (ISO) on standardi ISO/IEC TR 18001 näol välja andnud hoopis infotehnoloogia alase standardi. Mõnede aastate pärast tekib ka töötervishoiu ja tööohutuse juhtimissüsteemi valdkonnas kindlasti rahvusvaheline standard, kuid selleks kulub veel aega.

Standardite kiire areng

Viimastel aastatel on standardite areng olnud ülikiire ning see toob kaasa vajaduse püsida pidevalt kursis viimaste sündmustega. Loomulikult püstitab see pidevalt uusi väljakutseid igale organisatsioonile. Mitmed kliendid on kinnitanud, et see on vesi konsultantide veskile, sest iseseisvalt on kõikide nõuete muutumise jälgimine ühele keskmisele organisatsioonile liiga koormavaks ülesandeks.

Tegelikult on standardite areng korralikuks väljakutseks ka konsultantidele. Siin hakkavad eristuma konsultatsioonifirmad, kus konsultante rohkem. Sellised firmad suudavad tegelda regulaarse arendustööga ja püsida kursis maailmas toimuvaga. Nii suudetakse kiiresti oma klientidele välja pakkuda töökindlaid lahendusi, mis ennetavad vastuolusid tulevikus.

TJO Konsultatsioonid on püüdnud standardite arendamise osas anda oma panuse ka Eesti ettevõtete arengusse – nimelt oleme viimastel aastatel eesti keelde tõlkinud juba 4 rahvusvahelist standardit. See loob võimaluse saada ülevaade rahvusvahelistest nõuetest emakeeles. Tänu ametlikele tõlgetele on hõlpsam nõuete sisu paremini mõista ja süsteemi selle põhjal tulemuslikumalt arendada.

Viimaseks tõlkeks ja samas mõneti ka standardi arendustööks on olnud OHSAS 18001 põhjal EVS 18001 väljatöötamine. Olime aastate eest esimeseks organisatsiooniks Eestis, kes oma töötervishoiu ja tööohutuse juhtimissüsteemi rahvusvahelise firma poolt sertifitseerida laskis.

Peatselt on lisandumas ka standardi rakendusjuhis, mis on üles ehitatud rohkem juhendmaterjali kui standardina. Sellest hoolimata on juhisel standardi ülesehitus, sisaldades ometi standardi nõudeid. See peaks tööohutuse ja töötervishoiu juhtimissüsteemi juurutamise muutma Eesti organisatsioonidele veelgi arusaadavamaks ja mugavamaks.

Loe lähemalt OHSAS 18001/ISO 45001 standardil põhineva juhtimissüsteemi arendamisest ja juurutamisest.