Konsultant kirjutab: Aeg juhtimissüsteemi uuendada

T.-J. Onoperi artikkel ilmus Äripäevas 15.04.2002.

Järgmise aasta lõpuks peavad kõik sertifitseeritud organisatsioonid hakkama kasutama uut kvaliteedijuhtimise standardit ISO 9001: 2000, mistõttu tuleb juhtimissüsteemis teha terve rida olulisi muudatusi.2000. a. 15. detsembril kiideti kogu maailmas heaks kvaliteedijuhtimissüsteemidele nõudeid kehtestav uus standard ISO 9001: 2000. Samast päevast alates hakkas kehtima kolmeaastane üleminekuperiood uuele standardile.
15. detsembriks 2003 peavad kõik sertifitseeritud organisatsioonid viima oma kvaliteedijuhtimissüsteemid vastavusse uue standardi nõuetega. Seetõttu ei ole alates 16. detsembrist enam võimalik omada kehtivat ISO 9002 või ISO 9003 sertifikaati, sest uus standard hõlmab nii 9001, 9002 kui ka 9003 nõudeid. Sertifikaatidega hõlmatavate valdkondade erinevus tuleb edaspidi välja vaid käsitlusala kirjeldusest.

Millised on versioonide olulisemad erinevused? Organisatsioonidele, mille töötajad on jõudnud harjuda eelmise versiooni ülesehituse ja 20 peatükiga, on kindlasti tõsiseks väljakutseks täiesti uue struktuuri omaksvõtmine. Nõuete 20st peatükist on järel 5.

Standardis on paljude organisatsioonide jaoks oluliseks muudatuseks kohustus nõuete täismahuliseks rakendamiseks. Uues standardis tohib välistusi teha vaid põhiprotsessi ja metroloogiat puudutavas peatükis. Kõik ülejäänud nõuded, ka andmete analüüsimise nõuded, on rakendamiseks kohustuslikud.

Nõuete sõnastus on üldisem ja vähenõudlikum eelmise versiooniga võrreldes. Ometi on mõned valdkonnad kirjeldatud tunduvalt täpsemalt. Nt juhtkonnapoolsete ülevaatuste läbiviimisel on täpselt ette antud nõuded sisendinformatsiooni ja koosolekul vastuvõetavate otsuste osas; poliitika sõnastusele on esitatud selged nõuded; eesmärgid peavad olema mõõdetavad jms.

Uus standard eeldab juhtide rolli muutumist eestvedavaks ja ennetavaks. Juhi ülesannetesse on selgelt sisse kirjutatud kohustus kvaliteedijuhtimissüsteemi ning infovahetusprotsesside arendamiseks, sh vastutus süsteemi loomiseks, mis tagab klientide nõuete väljaselgitamise ja rahulolu suurendamise.

Uue standardi läbivaks jooneks on protsessikesksus. Standardi selgrooks on ettevõtte põhiprotsess. Sellele rajatakse kogu kvaliteedijuhtimissüsteem. Ülejäänud tegevused toetavad põhiprotsessi. Protsesside kirjeldamise ja dokumenteerimise põhjalikkus on jäetud organisatsiooni enda otsustada. Enam ei nõuta iga peatüki juures dokumenteeritud protseduure. Küll aga nõutakse protsesside jälgimist ja mõõtmist.

Koos protsessikesksusega eeldab standard suurema tähelepanu pööramist klientidele. Nimelt nõutakse lisaks reklamatsioonidele ka klientide rahulolu kohta käiva info kogumist ja analüüsimist.

Enam tähelepanu on pühendatud ka töötajatele. Tuleb kindlaks määrata nende pädevus, tagada teadlikkus ja arendamisega seonduvate meetmete mõju hindamine.

Uus standard aitab liigset bürokraatiat ära hoida. Standard nõuab vaid kuue dokumenteeritud protseduuri koostamist: dokumendiohje, tõendusdokumentide ohje, mittevastava toote ohje, sisemiste auditite, korrigeerivate ja ennetavate tegevuste protseduur. Nendegi osas annab erinevaid valdkondi ühte protseduuri ühendada. Ülejäänud lõikudes piisab kvaliteedikäsiraamatus vastava lõigu lahtikirjutamisest.

Uus standard on hea abimees juhtimissüsteemi korrastamisel. Standard eeldab keskendumist klientide rahulolule ja sellega oma tegevusvaldkondadele. Kui ISO 9001 tase on saavutatud, siis on lihtne püstitada ja saavutada uusi eesmärke.

Uue standardi rakendamine Eestis
Eesti võttis rahvusvahelise standardi ametlikult üle 2001. aasta maikuus. 11. mail kinnitas Eesti Standardikeskus Eesti vastavasisuliseks standardi ja andis sellele tähise: “EVS-EN ISO 9001: 2001”. Standardi tõlke ja terminoloogia osas toimuvad praegu läbirääkimised, sest kvaliteediringkondades ei olda rahul tõlkes kasutatud terminoloogiaga. Muudatuste aktsepteerimine Standardikeskuse poolt võib kaasa tuua ka uue standardi väljaandmise, mis vastavalt väljaandmisele võib hakata kandma numbrit ISO 9001: 2002 või koguni 2003.