Konsultant kirjutab: Kas standardiseerimine on kurjast?

Olen tähele pannud, et sageli on inimesed vastu nii muudatustele kui ka standardiseerimisele. Ometi on mõlemad efektiivsuse tagamiseks vajalikud. Järgnevalt arutleme pisut standardiseerimise plusside ja miinuste üle.

Seega, kas standardiseerimine on kurjast?

JAH, standardiseerimine on kurjast…

… kui sellega üle pingutada

Mõnikord võib organisatsioonides avastada iga valdkonna ülimalt täpset reguleeritust. Iga väiksema liigutuse või tegevuse jaoks on koostatud üks või mitu dokumenti, mis selle läbiviimist kirjeldavad ja reguleerivad.
Mida rohkem neid dokumente ja standardeid tekib, seda suuremaks muutub tõenäosus, et tekivad vastuolud erienevate dokumentide vahel ja seda vaevarikkamaks läheb süsteemi muutmine ja kaasaegsena hoidmine.

… kui seda teha lihtsalt selle pärast, et keegi nii nõudis ja kuhugi tuleks „linnuke kirja saada“

Tüüpilised näited on sellised, kus seda nõutakse kliendi või ülemuse või võimuesindja poolt, kuid ei saada aru, milleks see vajalik on.

… kui seda valesti teha

Sageli ei viitsita endale selgeks teha standardiseerimise eesmärki või seda, kes seda kasutama hakkab. Sellisel juhul võib standard hakata tööd oluliselt segama ja toob kaasa raiskamisi. Kui standardi sisust aru ei saada, siis reeglina seda ei kasutata või püütakse tegevusi teha igaks juhuks märksa keerulisemalt, kui otseselt tarvis on.

… kui tegevus eeldab pidevalt uute seoste otsimist, loovate lahenduste kasutamist.

Kuigi ka selliste situatsioonide osas on kohati mitmeid häid standardlahendusi, mis töö kiiremaks ja tulemuslikumaks muudavad.

Näiteid on veel, kuid vaatame ka teist poolt.

EI, standardiseerimine ei ole kurjast

Kui mõistlikult standardiseerida, siis võib sellest palju kasu saada.

Standardiseerimise tüüpilised eelised on järgmised:

• protsesside hälvete ja varieeruvuse vähendamine
• parema jälgitavuse tagamine (olgu selleks siis inimene või masin)
• ebavajalike protsessisammude ja liigutuste vältimine
• ajakulude vähendamine
• asendatavuse tagamine võimalikult väikeste kuludega ja tulemuslikult
• harva teostatavate tegevuste puhul katse-eksimise meetodist tulenevate vigade ja ajakulu ärahoidmine
• muudatuste kavandamisel vigade vältimine – parem planeeritavus ja ülevaade
• asjadest parem arusaamine kõikide asjaosaliste poolt
• parem analüüsitavus, sh tõrgete põhjusteni jõudmine ja nende kõrvaldamine
• jpm

Millal võiks standardiseerimine päevakorda kerkida?

1. Standardiseerimine kaasneb sageli mastaabiga. Mida rohkem inimesi sama tööd teevad või mida rohkem tuleb sarnast toodet valmistada või teenust osutada, seda mõistlikum on töökorraldus läbi mõelda, leida kõige parem lahendus ning hoolitseda, et kõik asjaosalised seda õigesti ellu viiksid.
2. Teiseks tüüpiliseks näiteks on uute toodete või teenuste väljatöötamine või olemasolevate modifitseerimine. Siin on loomulikult eelduseks, et soovime neid tooteid või teenuseid klientidele korduvalt valmistada/osutada ja ei tegele ühekordse arendusega. Kui soovime tagada püsivalt häid tulemusi ja tulevase tellimuste tulvaga toime tulla, siis tasub lahendused ära standardiseerida – nii saab arendusest parema tulemuse.
3. Kolmandaks tüüpiliseks näiteks on parendusprojektide läbiviimine – just nende viimastes etappides. Nt DMAIC tsükli lõpus viitab just ohjamise (control) etapp vajadusele mõelda, kuidas tagame saavutatud tulemuste säilitamise. See viitab sageli just standardiseerimisele
4. Ka juhtimissüsteemi arendamisel tekib sageli küsimus, mida ja kui põhjalikult käsitleda. Siin tuleks mõelda inimeste peale:

• Nende peale, kes täna tööl – kui sageli nad eksivad, millega eksivad, mida kipuvad unustama jne – st, mida tasuks korrastada.
• Nende peale, kes on alles meeskonnaga liitumas – neil ei ole veel väljakujunenud harjumusi, kuid need tekivad õige kiiresti. Küsimus ongi, kas harjutakse õigete või valede võtetega. Sageli püütakse leida oma teed ja lahendusi. Harjumuste hilisem muutmine on oluliselt keerulisem.

Seega, kui oodata on uute meeskonnaliikmete lisandumist, siis mõtle, millised valdkonnad tasuks ära korrastada ja standardiseerida. Nii on hiljem oluliselt lihtsam ja töö tulemuslikum.

Standardiseerimise tasuvus

Kui standardiseerida, siis tasuks kindlasti hinnata tasuvust. St kui kiiresti teenime standardiseerimisse investeeritud aja ja raha tagasi. Kui tegemist on sageli korduvate toimingutega, siis korduste arv aitab hoolitseda selle eest, et ka väikese ajalise kokkuhoiu saavutamine tasub end kiiresti ära.

Tasuvust võib mõõta otseselt rahaliselt – kui kiiresti tasub – need numbrid lähevad eriti korda juhtidele ja omanikele. Samas tasub välja tuua ka ajaline sääst – see läheb korda nii juhtidele kui ka täitjatele (kui aitab asju kiiremini teha ja mõttetustest loobuda). Nii jääb rohkem aega oluliste asjade jaoks.

See, kas kasutate ära standardiseerimise eelised või varjupooled, sõltub igaühe valikutest.

Vaadake lähemalt, milliste standardiseeritud juhtimissüsteemide loomisel on TJO Konsultatsioonid valmis omapoolset abi pakkuma: https://tjo.ee/konsultatsioon/juhtimissusteemid-rahvusvaheliste-standardite-alusel-iso-9001-14001-jt/