Konsultant kirjutab: ISO 9001:2015 toob uuendusi – III osa

Kui ISO 9001 standardi muudatusi puudutavas eelmises artiklis rääkisime põhjalikumalt ISO 9001:2015 4. ja 6. peatüki uutest nõuetest, mis seostusid konteksti, huvipoolte, riskide ja võimaluste hindamisega, siis käesolevas (ja viimases) standardi uuendusi käsitlevas artiklis vaatleme lähemalt ülejäänud uuendusi.

7. peatükis on lisandunud seire- ja mõõteseadmetele ressursside mõiste. See tähendab, et lisaks seadmete mõõtetäpsuse tagamisele tuleb kavandada ka tegevused, mis tagavad seadmete kasutajate kompetentsuse ja seadmete õige kasutamise.

Uus mõiste: organisatsiooniline teadmus

Ühe olulise uuendusena on lisandunud standardisse organisatsioonilise teadmuse mõiste. Tänapäeva mobiilses, kiirelt muutuvas ja teadmusepõhises keskkonnas vahetavad paljud inimesed tööandjat pigem tihti ja sellest tulenevalt liigub suur osa teadmusest koos inimestega. Sisuliselt tähendab uus nõue seda, et organisatsioon peab kavandama reeglid, kuidas talletada inimestes olevat teadmust (nt projektidest saadud kogemusi, koolitustelt saadud informatsiooni ning teadmisi jne).

Lisaks sisemise infovahetuse reeglitele tuleb ISO 9001:2015 nõuetest lähtuvalt täiendavalt kavandada reeglid ka ettevõtteväliste osapooltega teabe vahetamiseks. Siinkohal tasub üle vaadata, keda olete organisatsiooni konteksti kindlaks määramisel käsitelnud erinevate huvipooltena. Väliste osapooltega teabe hulka võib kuuluda nt ülevaade ja reeglid selles osas, millist aruandlust ja kellele koostada ning esitada tuleb.

Käsiraamatut ja protseduure enam ei nõuta

Üks olulisemaid muudatusi, mille kohta kliendid palju küsimusi esitavad, on seotud dokumenteerimisega. Nimelt  ei sisalda uus standard enam nõuet kvaliteedikäsiraamatu ja dokumenteeritud protseduuride loomiseks. Siiski ei tähenda see praktikas, et peaksite kiirustama oma juhtimissüsteemi dokumenteeritud käsiraamatut ja/või protseduure uisapäisa ära „kustutama“. Mõistlikult koostatud käsiraamat on jätkuvalt hea vahend kogu juhtimissüsteemist tervikliku ja ülevaatliku pildi andmisel nt uutele töötajatele või koostööpartneritele. Samuti saab selle kaudu viidata juhtimissüsteemi erinevatele osadele.

Endiselt on säilinud juhtimissüsteemi dokumenteerimise nõue, kuid enam ei tõsta standard eraldi sõnadena esile dokumente ja tõendusdokumente. Kasutusele on võetud uus termin „dokumenteeritud teave“. Tsiteerides standardit:

„Organisatsioon peab vajalikul määral:

1. toimivana hoidma dokumenteeritud teabe (standardi eelmises versioonis nimetatud dokumentideks) oma protsesside toimimise toetamiseks ja
2. säilitama dokumenteeritud teabe (standardi eelmises versioonis nimetatud tõendusdokumentideks), kindlustamaks protsesside läbiviimise kavandatud viisil.“

Tähelepanelikul lugemisel on eripära siiski olemas:

1. nendes kohtades, kus varem viidati dokumendiohjele, on nüüd kasutusel “hoidma toimivana dokumenteeritud teabe” ja
2. kohtades, kus varem viidati tõendusdokumentidele, on nüüd kasutusel “säilitama (tõendina) dokumenteeritud teabe”.

8. peatükis paiknevad nüüd kõik ettevõtte põhiprotsessiga seonduvad tegevused.

Siin on näiteks kliendi omandi käsitlemisele lisandunud teiste väliste osapoolte omandi mõiste. Siia alla kuuluvad näiteks põhiprotsessis kasutatavate renditavate seadmete käitlemise põhimõtted. Samuti on märksa täpsemalt käsitletud organisatsioonivälistelt tarnijatelt sisseostetavate protsessidele, toodetele ja teenustele kohaldatavaid ohjemeetmeid ning juhtusid. On ju inglise keelse nimega “outsourcing” muutumas üha populaarsemaks ja standard võtab ärimudelite muudatusi arvesse.

Eraldi on kaheksandas peatükis välja toodud ka toote tarnimisele järgnevate tegevuste olulisus. Näiteks, kui kliendile pakutakse pärast toote tarnimist ka paigaldust, järelteenindust või  müügijärgset hooldust, tuleb läbi mõelda ning sisse seda vajalikud reeglid ka nende tegevuste osas. Lisaks eelnevale tuleb selle peatüki raames põhjalikumalt lahti kirjutada ka toote või teenuse tellimuse muudatuste käsitlemise protsess.

9. peatükis on lisandunud nõuded eelkõige seotud juhtkonnapoolse ülevaatuse sisuga. Standard loetleb teatud kohustuslikud teemad, mida juhtkonnapoolsel ülevaatusel peaks käsitlema. Need teemad on seotud eelkõige täienduste ja uute nõuetega, mida uus standardiversioon esitab (nt muudatused organisatsiooni kontekstis, riskide ja võimalustega seonduvate meetmete tulemuslikkus jms). Iseenesest on igas organisatsioonis juhtkonna tasemel mõistlik neid teemasid regulaarselt arutada ja seda tehakse ilmselt nagunii. Seega tasub neid edaspidi konkreetsemalt teadvustada ja arvestada juhtkonnapoolsete ülevaatuste planeerimisel.

Kuidas liikuda re-sertifitseerimise suunas?

Nagu artikliseeria alguses öeldud, on sel korral uuest standardist tulenevaid muudatusi palju, kuid ükski uutest või uuenevatest nõuetest ei tohiks normaalselt toimivale organisatsioonile mingilgi moel üle jõu käia. Samas tasub muudatusprojekti elluviimiseks ja uuenduste juurutamiseks kavandada siiski mõistlik ajaperiood, et kõik olulised teemad lahti mõtestada, läbi arutada, vajadusel dokumenteerida ning ka organisatsioonis läbivalt juurutada. Meie kogemuste kohaselt tasub uuele standardile ülemineku projekti kestuseks planeerida u 2-3 kuud.

Juhtimissüsteemi ja dokumentatsiooni täiendamine päädib eeldatavasti sertifikaadi uuendamisega. Uurige välja, millal teie organisatsioonil re-sertifitseerimine ees seisab ning arvestage arendustegevuste planeerimisel selle graafikuga. Tuletame siinkohal meelde, et ISO 9001:2008 sertifikaadid kehtivad 14. septembrini 2018.

Kui Teil on kavas juhtimissüsteemi re-sertifitseerimine 2017. aastal või 2018. aasta esimesel poolaastal, ei ole küll põhjust uue standardi nõuetega tutvumist ning juhtimissüsteemi uuendamist enam edasi lükata. Kui aga asjaga on kiire ning re-sertifitseerimine seisab ees juba 2016. aasta lõpus, ei tasu kindlasti „püssi põõsasse visata“. Võtke ühendust ning arutame läbi, kuidas Teid juhtimissüsteemi uuendamisel intensiivselt ja optimaalselt abistada saame.

Oluline on tegutsema asuda ning mitte peljata abi küsida, sest esmapilgul kauge tähtaeg jõuab kätte kiiremini, kui ootate. Soovime jõudu juhtimissüsteemide uuendamisel!

Lisainfo

Kui tunnete huvi kvaliteedijuhtimissüsteemi uuendamise või edasiarendamise vastu, tutvuge meie konsultatsiooniteenustega ning võtke ühendust. Meie koolituskalendrist leiab ka uuenenud standardite nõudeid tutvustavaid koolitusi.