Konsultant kirjutab: Käib vilgas tegevus

Praegustes Eesti ettevõtetes ja asutustes on reeglina märgata üsnagi suurt aktiivsust. Kas on see „masu“ mõju, et kõikidel on piisavalt (ja enam) tegevust, või millestki muust tingitud, igal juhul on inimesed suhteliselt tegusad. Igavuse üle keegi ei kurda, pigem kurdetakse ajapuuduse üle.

Seega käib hoogne tegevus. Kuid kas võime südamerahus öelda, et käib vilgas ja viljakas tegevus? Või on tegemist hoopis vilka ja viljatu tegevusega?

Raiskamiste avastamine

Kui küsida iseendalt, kui palju esineb ühes keskmises nädalas näiteks juhtumisi, kus peate:

• otsima dokumente, materjale, töövahendeid vm kauem kui 3 minutit?
• ootama kellegi või millegi järel, sh samal ajal ei ole mõtet sisulisi uusi ülesandeid ette võtta, sest kohe-kohe peaksite vastuse/materjali vms kätte saama?
• ootama arvuti (taas)käivitamise, sisselogimise, mõne faili kättesaamise järel?
• enda või kellegi teise tööd ümber tegema (sh kasvõi e-kirja teel täiendavaid selgitusi andma)?
• iga natukese aja möödudes püsti tõusma ja liikuma erinevate punktide vahel midagi otsides, üle kontrollides vm põhjusel?
• kolleegilt, kliendilt või partnerilt midagi üle küsima, täpsustama (mis jäi alguses küsimata)?
• koguma andmeid või koostama aruandeid, mida keegi ei vaja, või täitma muid ülesandeid, mille tulemusi keegi ei kasuta?
• meenutama, kuhu te enne järjekordset katkestust pooleli jäite, et tööga edasi minna?

Kas tuleb tuttav ette? See on vaid põgus loetelu inimeste tüüpilistest tegevustest, millega me oma päevi sisustame.

Mille eest on klient nõus maksma?

Samas, kui mõelda selle peale, kuidas meeldiks kliendile, kui talle esitatav arve kajastaks läbipaistvalt erinevad toimingud, nt:

•  20 minutit arvutiprobleemidega tegelemist
• 15 min „kõndimaläinud“ töövahendi otsimist
• 10 min kolleegi käekirja tuvastamist
• 40 min segaseks jäänud teemade täpsustamist (e-kirjade ja telefonikõnede teel)
• 15 min hilinenud koosoleku alguse ootamist, kus tööülesannet selgitati
• 180 min toote valmistamist või teenuse osutamist
• 30 min meeldetuletamist, kuhu töö erinevate katkestuste tõttu pooleli jäi
• 15 min toote või teenuse ülekontrollimist
• 180 min vigade parandamist
• 15 min korrigeeritud toote-teenuse ülekontrollimist
• 30 min ootamatult lõppenud materjali/tarviku otsimist
• 30 min liikumist erinevate töökohtade vahel

Mis mulje see jätaks? Kas klient maksaks rõõmuga kogu arve? Kui suur osa nendest tegevustest lisab reaalset väärtust?

Numbrid on küll meelevaldsed, kuid kui pisut analüüsida, mis tegelikkuses toimub, siis leiame sageli, et inimesed on äärmiselt hõivatud paljude ülal loetletud tegevustega. Toote valmistamise või teenuse osutamisega seonduvate tegevuste osakaal võib olla suhteliselt tagasihoidlik. Seejuures ei ole siin loetletud kaugeltki kõik raiskavad toimingud jm otseselt väärtust mitte lisavad toimingud.

Kas paneb mõtlema?

Me oleme ju kogu aeg nii tegutsenud…

Kõige kurvem on see, et paljud leiavad, et nii peabki, sest „me oleme ju kogu aeg nii toimetanud“. Kui inimesed ei teadvusta, millised tegevused väärtust lisavad ja millest tasuks kohe või järk-järgult loobuda, siis ei muutu midagi. Tõsi, ühel hetkel võib klient teie toodetest või teenustest loobuda, näiteks liiga pika tarneaja, kvaliteediprobleemide või kalli hinna tõttu.

Veel ei ole hilja midagi ette võtta. Kui näiteks 6 sigma programmide elluviimine nõuab spetsiifilisi teadmisi erinevate statistiliste jm tööriistade rakendamise osas, olulises mahus aega andmete kogumiseks ja töötlemiseks, siis lean põhimõtete rakendamine on jõukohane igas organisatsioonis.

Oluline on kogu töötajaskonna mõtteviisi muutmine, teadlikkuse kasvatamine ja töökorralduse järk-järguline muutmine. Loomulikult tuleks alustada juhtidest ja hoolitseda selle eest, et juhid toetaksid aktiivselt mõtteviisi muutmisel tekkivate ettepanekute elluviimist. Meie kogemuste kohaselt õpivad töötajad oma töökorraldust kriitiliselt hindama ja tulevad välja arvukate ettepanekutega. See initsiatiiv tuleb kindlasti realiseerida ja hoolitseda parendustegevuste jätkumise eest.

Sageli kaastakse mõtteviisi muutmiseks, lean põhimõtete ja tööriistade selgitamiseks ning muudatuste käivitamiseks professionaalne konsultatsioonifirma. Proffide kasutamine aitab muudatused kiiremini käivitada ja tulemuslikult ellu viia. Seega, kas teie organisatsioonis käib vilgas ja viljakas tegevus? Tutvu meie pakutavate teenustega efektiivsuse suurendamise valdkonnas ja võta ühendust. Arutame läbi, kas ja kuidas saame tele abiks olla!