Konsultant kirjutab: kas meil on kõik hästi või saab ka paremini?

Kohtudes erinevate ettevõtete spetsialistidega tõstatub kvaliteediteemadest rääkides sageli pideva parendamise tagamise probleem. Uurides selle olemust tekitab ebaselgust nii parendamist vajavate probleemide parendusallikate kui ka parendust vajava taseme määratlemine.

ISO 9001:2000 sõnab järgnevat:
Organisatsioon peab pidevalt parendama kvaliteedijuhtimissüsteemi mõjusust, kasutades selleks kvaliteedipoliitikat, kvaliteedieesmärke, auditite tulemusi, andmete analüüsi, korrigeerivaid ja ennetavaid tegevusi ning juhtkonnapoolseid ülevaatusi.

Nagu näha standardi sõnastusest, ei ole siin mingeid karme ja konkreetseid nõudeid. Ettevõte peab ise määratlema parendamise meetodid ning olulisuse taseme, millest alates peaks probleemiga tegelema hakkama. Parendamise meetoditest tuleks soovitavalt kasutada neid, mis ettevõttes juba töötavad, mitte aga “üks ühele” üle võtta naaberfirmas kasutatavat. Igas töötavas ning arenevas ettevõttes on toimivad parendamise protsessid, mida aga ei osata sageli seostada standardi nõudega.

Parendamisprotsessi toimima hakkamiseks tuleks esmalt kindlaks määrata allikad, kust me saame infot parendamisvajaduse kohta. Tooks siinkohal välja mõningad näited nagu sise- ja välisauditite tulemused, toote või teenusega seotud näitajate muutused ja mittevastavused k.a kliendireklamatsioonid, tarnijate hindamise tulemused, töökeskkonnaseire tulemused, eesmärkide saavutamise ülevaatused, ettepanekud.

Nimetatud allikatest lähtuval andmete analüüsil selgub parendusvajaduse olemasolu või puudumine. Iga pisima probleemiga kindlasti tegelda ei jõua, seega peavad käsitlemisele võetavad probleemid olema piisavalt aktuaalsed. Aktuaalsuse taseme määramine võib toimuda küll suhteliselt subjektiivselt, kuid soovitav on püüda määratleda kindlaks kasvõi ülimalt lihtsad kriteeriumid, nagu näiteks probleemi korduvus, kulukus (raha ja/või muud ressursid), halvenev või langev trend, mõju kliendile jne. Selliste kriteeriumide määratlemine aitab ühtlustada ettevõttes aktuaalsuse taset.

Parendamise kord ei pea sugugi olema seotud mittevastavuste/probleemide registreerimise akti või tabeliga. Vastavate vormide kasutamine küll lihtsustab teataval määral nende haldamist, kuid ka see sõltub palju firma suurusest ja töökorraldusest. Üks võimalik variant, mida parendamise tagamiseks on võimalik kasutada, on parendusvajadusele viitavate allikate käsitlemine koosolekutel. Reeglina toimuvad ettevõtetes koosolekud perioodiliselt ja need ka protokollitakse.

Praktika näitab, et koosolekutel käsitletakse parendusvajadusele viitavaid andmeid ka ilma juhtimissüsteemita, seega jääb teil vaid kohustus veenduda andmekompleksi täiuslikkuses. Kui aga ettevõttes ei olda harjutud koosolekute läbiviimisega, siis soovitaks kindlasti hakata läbi viima kvartaalseid juhtkonnapoolseid kvaliteedijuhtimissüsteemi ülevaatusi.

Parendamise tagamise kord on tihedalt sõltuv ettevõttes kehtivatest traditsioonidest, ettevõtte suurusest, arvutiseerituse astmest ja teistest teguritest, seega tuleks sellele läheneda loominguliselt. Tähtis on ikkagi see, et Te oma toote või teenuse kvaliteediprobleemide tõttu konkurentsist välja ei kuku.