Konsultant kirjutab: Kuidas tulemuslikult ettevõtte tegevusele uus hoog sisse anda?

Uue aasta saabumisega sai valdaval osal ettevõtetest ümber ka majandusaasta. Jaanuar ja veebruar on kuud, kus tehakse kokkuvõtteid saavutatud tulemustest, seatakse sihte järgnevaks perioodiks ja hinnatakse edusamme teel pikemaajaliste eesmärkide poole. Kuidas efektiivselt korraldada strateegilise plaani väljatöötamine või ülevaatus on firma tegevuse eesmärgistamisel kriitiline edutegur.

Strateegiline planeerimine on strateegilise juhtimise oluline ülesanne, mis nõuab nii ettevõtte juhtidelt kui teistelt asjassepuutuvatelt töötajatelt pühendumist ja piisavate ajaressursside olemasolu. Sageli jäävadki strateegilised sihid ja tegevusplaanid dokumenteerimata põhjusel, et võtmeisikutel pole piisavalt aega või pealehakkamist, et eesmärkide ja meetmete väljatöötamiseks meeskond kokku kutsuda ning ühise eesmärgi nimel tööle panna. Strateegiate (turundusplaani, ekspordiplaani vm strateegilise dokumendi) kasutegur jääb madalaks ka juhtudel kui plaan jääbki vaid paberiks, millele keegi vaid harva pilgu peale viskab. Tulemuslik strateegiline planeerimine eeldab oskuste või kogemuse olemasolu, aga ka teatud rutiinide loomist, et eesmärkide ja tegevusplaani täitmist jälgida. Üllatavalt tihti saavad need asjaolud strateegiate tegemisel takistuseks.

Sageli vabandatakse strateegia puudumist ka selliste mugavate põhjendustega nagu tegevuskeskkonna liiga kiire muutumine või väike inimeste arv, mis “kaotab vajaduse formaalsete plaanide järele”. Ei arvestata sellega, et strateegilise analüüsi ja eesmärkide puudumisel laseb ettevõte ennast keskkonnategurite poolt enamgi lükata ja tõugata. Ettevõtte juht võib olla väga hea strateeg, kuid kirjaliku strateegia puudumisel võivad head ideed juhi mõtetesse jäädagi, baseeruda rohkem kõhutundel kui faktidel ja olla arusaamatud teistele töötajatele. Kirjalike strateegiate puudumisel on raskem jälgida ka ettevõtte arengut, kogemused näitavad sedagi, et plaanide koostamisel on äärmiselt oluline ka planeerimise protsess (SWOT jt analüüsid, ühised eesmärkide arutelud, rühmatööd jne).

Seega seda, kuidas strateegilisi plaane koostatakse või ümber hinnatakse, ei saa mingilgi määral alahinnata. Plaani ülevaatamine pädevate töötajatega on hea võimalus meeskonnatöö arendamiseks, kuid kogu protseduur peab olema hästi läbimõeldud, et kõik vajalik saaks tehtud, inimesed oleksid pühendunud ja plaani koostamine/ülevaatamine venima ei jääks. Tulemuslikuks plaani koostamiseks võiks kaaluda välise osapoole kaasamist. Moderaatori või konsultandi kaasamisel on järgmised positiivsed aspektid:

• Aitab järeleproovitud metodoloogiat kasutades kindlalt tulemusteni jõuda – konsultantidel on reeglina kogemus strateegiate koostamisest mitmetes organisatsioonides, mis tagab tasakaalustatud ja realistliku plaani väljatöötamise;
• Erinevate analüüsi või strateegilise planeerimise tehnikate valdamise kogemus aitab aega kokku hoida ja keskenduda enam sisulistele küsimustele;
• Konsultandi nõuanded või kõrvaltvaataja mätta otsast esitatud küsimused võimaldavad adekvaatsemaid tulemusi saada;
• Neutraalne moderaator jälgib juhib grupitööde ja arutelude käiku, lahendab vaidlusi ja teeb vahekokkuvõtteid ning hoiab diskussiooni konstruktiivsena.

Oma jõududega strateegiate tegemise plussiks on madalamad kulud, kuid seda vaid siis kui ettevõtte omab sisemiselt strateegiliseks planeerimiseks vajalikke teadmisi ja on olemas isik, kes omab võimalusi (aeg, autoriteet inimeste kaasamiseks) ja suudab tagada kogu planeerimise protsessi ohjamise.

Juba olemasolevate plaanide ülevaatamine on reeglina lihtsam ja ajakulu väiksem. Aga ka siin võib välise osapoole kasutamine hoida kokku ressursse ja tagada kvaliteetsema tulemuse. Strateegilise plaani koostamisega peaks hakkama saama iga juht, kuid selle kasutegur on seda suurem, mida rohkem investeeritakse strateegia väljatöötamisse – läbimõeldud strateegia muudab elluviimise lihtsamaks. Samuti pole strateegiline plaan “püha lehm” mida ei tohi puudutada enne kui selle aeg ümber saab (strateegiad koostatakse vastavalt vajadusele 3-5 aastaks). Soovitav on plaane muuta vastavalt muutunud olukorrale, kuid vähemalt kord aastas võiks tegeleda plaani ajakohastamisega (mis võib tähendada ka eesmärkide seadmist ühe lisaaasta võrra ette, et säilitada pikaajalisem nägemus firma arengust). Sellisel juhul on organisatsioon õppiv, st suudab järjekindlalt leida, süstematiseerida ja realiseerida kasulikke ideid.