Konsultant kirjutab: Motivatsioon, kasud ja probleemid juhtimissüsteemide juurutamisel

Juhtimissüsteemide ISO9001, ISO14001 ja OHSAS18001 sertifitseerimise statistikat vaadates võib väita, et need on populaarsed ettevõtjate hulgas. Millest selline populaarsus?

Ajakirjade, ajalehtede, interneti ja erinevate lõputööde põhjal läbiviidud uurimuse kohaselt on ettevõtjate hulgas põhilisteks motivaatoriteks juhtimissüsteemi juurutamisele:

• antud valdkonna parendusvajadus,
• eelise vajadus turul,
• kliendi surve ning
• kulude vähendamise vajadus.

Kuna antud pingerida on paika pandud kirjanduse põhjal, siis veendumaks pildi adekvaatsuses, küsisime samas asja kohta ka sertifitseerijate ja konsultantide arvamust. Pilt muutus veidi ja pingereas vahetasid kohad kliendi nõue ja parendamise vajadus.

Juhtimissüsteemide juurutamisest saadavate kasude uurimine osutus aga parajaks katsumuseks. Ettevõtjad ei kipu saadavaid kasusid demonstreerima. Enim mainitum oli valdkonna reglementeeritus ja toimivuse paranemine, kuid sellega asi üldiselt piirdus. Kuna konsultandid ja sertifitseerijad on samuti ettevõtetega tihedalt seotud, siis uurisime taas ka nende arvamust. Selle kohaselt nimetati kõige suuremaks kasuks paranenud töökorraldust, usaldatavust ja korrastunud dokumentatsiooni. Nagu näha, ei mahu saadavate kasude hulka millegipärast ei finants- ega muid majanduslikke kasusid. Antud seigast võib järeldada, et juhtimissüsteemide juurutamisega saavutatav tegevuste korrastatus ja juhtimissüsteemi sertifikaadi omamisest paranenud firma maine on piisavad juhtimissüsteemi juurutamiseks. Kindlasti tõuseks juhtimissüsteemide maine veelgi ettevõtete poolsel finants- või toimimisnäitajate paranemise demonstreerimisel.

Millised on probleemid millega kokku puututakse?

Probleemide nimekiri sai päris pikk, kuid tooks siinkohal välja mõned olulisemad probleemide põhjused koos lühikese kommentaariga. Nendeks on:

• Juhtkonnapoolse eestvedamise puudumine
  Juhtkond ja tema pühendumus süsteemi loomisele ning käigushoidmisele on võtmeks edukale süsteemile. Ei piisa sellest, et juhtimissüsteemi soovib omanik või mõni keskastme juht. Kui tippjuht ei teadvusta endale, et õnnestumine sõltub ainult temast endast ning tema järjekindlast panusest, siis tõenäoliselt see ettevõtmine sumbub. Süsteemi loomine toob endaga kaasa mitmeid muutusi tegevustes ja see nõuab juhipoolset otsustavat toetust. Samuti annab juhtkonna või tippjuhi mitte osalemine töötajaile signaali tegevuste madalast prioriteedist ja seetõttu toimub antud projektiga seotud ülesannete jätkuv edasilükkamine muude alati tähtsamate tööde tõttu.
• Töötajate vähene kaasamine
  Infot algava projekti kohta antakse tihti vaid kitsa töögrupi liikmeile. Sellest lähtuvalt tekib tõrjuv hoiak, kuna ei teata mida see ISO tähendab. Juhtkond ei selgita töötajatele piisavalt süsteemi juurutamise vajalikkust ja sellest saadavat kasu ning tihti ei suudeta töötajatele “ideed maha müüa”. Enne süsteemi väljaarendamist ei soovita töötajatega läbi vaielda, milleks seda tehakse, milline on oodatav tulu sellest tegevusest ja milline on töötajate roll ning panus selles tegevuses.
• Mittemõõdetavad eesmärgid
  Aeganõudev on leida ettevõtte strateegiaga või eesmärgipärasusega seotud õiged kvaliteedimõõdikud ning seetõttu minnakse tihti lihtsamat teed seades üldised eesmärgid. Probleemiks kujuneb aga see, et kui eesmärgid ei ole mõõdetavad on praktiliselt võimatu jälgida eesmärgi täitmise tulemuslikkust. Teisalt kui mõõdikud ei ole õiged, siis võib kahelda eesmärgi mõttekuses.
• Süsteemi loomine kellegi teise jaoks
  Tihti tahetakse saada ainult sertifikaati ja sisuline pool ei huvita kedagi. Süsteemi väljatöötamisel unustatakse ettevõtte eksisteerimise põhieesmärk.