Konsultant kirjutab: Suvi on parim aeg põhjalikult analüüsida ettevõtte juhtimissüsteemi

T.-J. Onoperi artikkel ilmus 03.06.2002 Äripäevas.

Suvel võiks firma läbi viia sisemisi auditeid, sest aktiivset tööd ei toimu ja hea on analüüsida juhtimissüsteemi tööd eelneva perioodi tulemuste põhjal – mis on süsteemis vahepeal toimunud ja millist mõju on juhtimisega seotud otsused avaldanud. Enamasti ei ole suvel otstarbekas alustada suuremate ümberkorraldustega, sest paljud kaastöötajad viibivad puhkusel ja ülejäänute mõtted on tihti seotud mittetöiste valdkondadega. Suvist perioodi iseloomustavad mitmed muudatused. Nii tuleb osaliselt ära teha puhkusele läinud kolleegide töö. Samal ajal langeb mitmete firmade töökoormus – klientide puhkustega seonduvalt väheneb oluliselt ka ärikontaktide arv. Sellest hoolimata võib palju asju tegemata jääda ja tekkida homme-on-jälle-päev efekt, kus töid lükatakse järgmisesse päeva.

Nii nagu paljude teiste asjadega, mis puhkuste perioodil tähelepanu alt välja jäävad, võib ka juhtimissüsteemi osas esineda unustamist ja kõrvalekaldeid. Suvi on hea proovikivi juhtimissüsteemi töökindlusele ning toob esile süsteemi head ja vead.

Nagu eelnevalt nimetatud, ei ole suvi üldjuhul juhtimissüsteemide aktiivse arendamise periood. Samal ajal on suvine periood puhkustest hoolimata sobiv aeg, et erinevate teemade üle mõelda ja neid analüüsida.

Suvi on hea aeg juhtkonnapoolse ülevaatuse läbiviimiseks – arutada juhtkonnas läbi, mida oleme saavutanud ja mida on uuel hooajal vaja ära teha. Seni tehtu ja saavutatu on veel värskelt meeles ja kokkuvõtete tegemine aitab vabaneda tekkinud pingetest.

Eesmärkide püstitamine on loogiline jätk tehtud tööde ülevaatamisele. Samas on mõistlik viia sügisel läbi uus ülevaatus, et olukorda meelde tuletada (suvised märkmed on siin heaks abimeheks) ja eesmärke läbi mõelda (tegevuskavade koostamine).

Töötajate tähelepanu köitmiseks tuleb suvel rohkem pingutada. Üks tulemuslikke võtteid on ajurünnakute läbiviimine. Lühiajaline ümberlülitumine muudelt teemadelt ühisele probleemile või päevakajalisele teemale aitab meeskonda taas samale lainele häälestada. Selliste aktsioonide tulemusena suudetakse mõnda aega taas ühtse meeskonnana tööd teha. Loomulikult ei tohi ajurünnakud liiga pikaks venida või olla seotud liiga keerukate teemadega.

Paljudes Eesti organisatsioonides on taas hakatud korraldama suvepäevasid. Nende läbiviimise mõte on samuti kolleegide, klientide, partnerite jt huvigruppide tähelepanu juhtimine rutiinist eemale erinevatele teemadele. See mõjub lõõgastavalt ja värskendavalt ning võib anda uusi impulsse töö tegemisel. Liialdamine võib loomulikult kasuliku efekti ära nullida.

Suvi on parim aeg puhkamiseks. Seda võimalust tuleks aktiivselt kasutada. Selleks, et puhkusel olles ei tekiks süümepiinu ja et puhkuselt tulles ei satuks me olukorda, kus valitseb suur segadus, mille lahendamiseks peaksime hakkama ületunde tegema, on oluline valmistuda puhkusele minekuks.

Suvel tuleb end uueks tööperioodiks välja puhata. Seetõttu ei tasuks endale tööd puhkusele kaasa võtta. Puhkus ei aita energiavarusid taastada, kui viibime oma mõtetes pidevalt töiste probleemide juures ja aeg-ajalt “tööl käime”.

Juhtimissüsteem tuleb üles ehitada nii, et igaüks organisatsioonis (k.a selle juht) saaks võtta endale aega tõeliseks puhkuseks. Kui puhkus võimaldab meil tööle naasta nii, et ees ei oota ohjeldamatu hulk probleeme, siis võime olla kindlad, et meil on hea juhtimissüsteem, mis tagab järjekindla arengu.

Enne puhkusele minekut tuleks:

• korrastada oma failid ja dokumendid;
• anda kuhjunud, kuid vajalikud materjalid üle arhiivi paigutamiseks ning mittevajalikud hävitada;
• teha vahekokkuvõtted pooleliolevatest projektidest ja töödest. Kasulik on kirja panna ka vajalikud toimingud, mida pooleliolevate töödega tuleks tagasi tulles ette võtta, sest pärast tõelist puhkust ei mäleta me vanadest teemadest kuigi palju. Nii on puhkuselt tulles kergem uuesti edukalt tegutsema hakata – vana ja korrastamata infotulv ei koorma.