Milliseid muudatusi nõuab ISO 9001:2008?

15. novembril 2008. a jõustus rahvusvahelise standardi ISO 9001 uus verisoon aastanumbriga 2008 ning  eestikeelne EVS-EN ISO 9001:2008 muutus huvilistele kättesaadavaks jaanuari algusest.

Sellega seoses võib ISO 9001:2000 standardi nõuete alusel sertifitseeritud organisatsioonidel tekkida mitmeid küsimusi, nagu näiteks:
– millised on muudatused?
– mida tuleb juhtimissüsteemis või dokumentides muuta?
– kui pikk on üleminekuaeg?
– kuidas viia juhtimissüsteem vastavusse standardi uuele versiooni nõuetega?

Millised on muudatused?

Andsime tasuta infopäevadel osalistele üksikasjaliku ülevaate standardi uues versioonis sisalduvatest muudatustest. Siinkohal on esitatud põgus kokkuvõte.

Muudatustest terminites

Eestikeelses versioonis esineb ka mitmeid terminoloogiaga seondud uuendusi, mis inglise keelses tekstis muutunud ei ole. Nii näiteks kasutatakse läbivalt sisseseadmise (establish) ja toimivana hoidmise (maintain) termineid. Samuti kadus vastuolu originaaltekstiga – nüüd on ka eestikeelses versioonis eristatud “kavandamise ja arendamise” termin (design and development).

Nii eesti kui ka inglise keeles on normatiivsetele (regulatory) nõuetele lisandunud ka seadusjärgsed (statutory) nõuded. Samas on terminite peatükk sisuliselt kadunud, viidates vaid ISO 9000 standardile. Ainsaks terminiks selles peatükis on “toode”, mis võib kõikjal, kus see standardis esineb tähistada ka “teenust”.

Riskide juhtimine

Esmakordselt ISO 9001 ajaloos kasutatakse terminit “risk”: 0.1 a): “Organisatsiooni kvaliteedijuhtimissüsteemi kavandamist ja elluviimist mõjutavad organisatsiooni ärikeskkond, muutused selles keskkonnas ja selle keskkonnaga seotud riskid”. Standard ei ole küll muutunud riskipõhiseks (nagu seda on ISO 14001 jpt juhtimissüsteemide standardid), kuid oluline samm on tehtud.

Praegust majandussituatsiooni silmas pidades ei tohiks ärikeskkonna ja seonduvate riskide teema ühegi organisatsiooni juhtkonda “külmaks jätta”. Eeldatavasti on neid teemasid adekvaatselt käsitletud ka ilma standardit lugemata.

Muudatused nõuetes

Kõikide rahustamiseks võib öelda, et standardi baasstruktuur sisuliselt ei muutunud. Pigem on rõhku pööratud arusaadavuse tagamisele, et vältida nõuete kahetimõistmist, samuti on lihtsustatud selle ühildamist teiste juhtimissüsteemidega (nt ISO 14001:2004 jne).

Nagu juba öeldud, on tähelepanu pööratud nõuete sisu täpsustamisele. Seda küll valdavalt märkuste või sõnastuste täpsustamise vormis. Samas on mõned nõuded seetõttu ka pisut muutunud. Näiteks nõutakse nüüd korrigeerivate ja ennetavate tegevuste juures rakendatud meetmete mõjususe ülevaatamist, mitte lihtsalt teostatud tegevuste ülevaatamist. 7. peatüki ehk tooteteostuse läbivaks aluseks ei ole enam “toote kvaliteet”, vaid “toote vastavus nõuetele”, sh on tähelepanu juhitud ka seadusjärgsetele nõutele. Täpsemalt on muudatuste sisuga igaühel võimalik tutvuda standardit lugedes. Muudatuste sisu on esitatud detailsel kujul lisas B.

Mida tuleb juhtimissüsteemis või dokumentides muuta?

Standard ei eelda otseselt juhtimissüsteemi muutmist, v.a pidev parendamine jm loomulikud arendused. Samas, kui teie organisatsioonis ei ole varem nt parendustegevuste mõjususe hindamisega tegeldud või seda piisavalt tõendatud, tuleks süsteemis väikeseid täiendusi teha. Sama kehtib organisatsioonide puhul, kus seni on seadusjärgsed ja normatiivsed nõuded kahe silma vahele jäetud.

Juhtimissüsteemi täiendamise vajadus võib tuleneda sellest, kui organisatsioon avastab lisatud märkuste, selgituste või uute sõnastuste valguses, et on mõnest nõudest natuke valesti aru saanud ja soovib sellest tulenevalt süsteemi parendada.

Kui pikk on ülemineku aeg?

Uuele standardile üleminek ei pea toimuma koheselt, 2000. aasta versioon kehtib kaks aastat pärast uue versiooni ilmumist, ehk kuni 2010. aasta 15. novembrini, samuti väljastavad sertifitseerijad kuni 15. novembrini 2009. aastani taotlejatele vajadusel  uusi ISO 9001:2000 sertifikaate. Kõik sertifitseeritud organisatsioonid peavad aga oma juhtimissüsteemi viima üle uuele versioonile enne 15. novembrit 2010, mil vana versioon kaotab oma kehtivuse.

Eelnevalt sertifitseeritud organisatsiooni jaoks ei too üleminek kaasa täiendavat auditi aega ega ka muudatusi auditite tsüklis. Uuele versioonile üleminek toimub kas järjekordse korralise auditi käigus või resertifitseerimise käigus, kuid mitte hiljem kui 15. novembril 2010. a. Organisatsioonile väljastatakse uus sertifikaat (koos erinevate asukohtade sertifikaatidega, kui neid enne üleminekut oli väljastatud). Kui uus sertifikaat väljastatakse korralise auditi käigus, ei muutu sertifikaadi kehtivusaeg.

Kuidas viia juhtimissüsteem vastavusse standardi uue versiooni nõuetega?

Muudatused ei ole küll suured, kuid enne uue sertifikaadi taotlemist tasuks veenduda, et teil on vajalikud ettevalmistused tehtud:
1. Tuleks tellida standardi uus versioon. Standardit saab tellida Eesti Standardikeskusest.
2. Seejärel tasuks tutvuda standardi sisuga ning veenduda, et olete standardi sisust õigesti aru saanud (kuivõrd uus versioon sisaldab palju selgitavaid täiendusi, siis võib juhtuda, et mitmed organisatsioonid leiavad enda jaoks uusi tõlgendusi).
3. Kui sisu on selgeks saanud, siis tasuks vaadata üle juhtimissüsteemi olemasolev dokumentatsioon ja teha selles vajalikud muudatused (nt viide standardi uuele versioonile käsiraamatus jt dokumentides, kus on viidatud eelmisele versioonile, kaasajastada tuleks väliste dokumentide nimistu, ristviitetabel jms, vajadusel tuleks täiendada ka juhtimissüsteemi, vt ülal kommentaare muudatuste osas).
4. Siseauditi läbiviimisel tasuks hinnata ettevõtte juhtimissüsteemi vastavust ISO 9001:2008 standardi nõuetele, pöörates erilist tähelepanu teie organisatsiooni juhtimissüsteemi jaoks uudsetele/muutunud teemadele.
5. Üleminekut uuele versioonile tuleks käsitleda ka juhtkonnapoolsel ülevaatusel (soovitavalt kajastada ka ülevaatuse protokollis) ja otsustada, kas soovite minna üle alles resertifitseerimisauditi ajal või järgmise korralise auditi ajal.
6. Enne korralist või resertifitseerimisauditit tuleks sertifitseerijat kindlasti teavitada, et teie juhtimissüsteem on vastavuses uue standardiga ja te soovite uut sertifikaati.
7. Toimub kokkulepitud ajal korraline või resertifitseerimisaudit, mille järel väljastatakse teile uus sertifikaat.

Loomulikult oleme valmis pakkuma omapoolset abi juhtimissüsteemi kaasajastamisel, lihtsustamisel ja tulemuslikkuse tõstmisel. Palun andke meile oma soovidest teada! Kui soovite saada põhjalikku ülevaadet standardi nõuetest, siis korraldame regulaarselt standardi nõudeid tutvustavaid koolitusi, sh käsitleme ka standardi rakendamist nt avalikus sektoris, kohalikes omavalitsustes jm, vt meie koolituskalendrit.