TJO Konsultatsioonid kutsus kokku ümarlaua standardite nõuete tõlgenduste ühtlustamiseks

Teame kõik tõsiasja, et juhtimissüsteemidele nõudeid sätestavad ISO standardid on koostatud suhteliselt üldsõnalise sisuga. See jätab seonduvatele huvigruppidele paraku erinevaid tõlgendamisvõimalusi. Sellega seonduvalt kutsus TJO Konsultatsioonid kokku ümarlaua nõupidamise, kus osalesid kolme sertifitseerimisfirma (Bureau Veritas Eesti, Lloyd’s Register EMEA Eesti filiaali ja Metrosert) esindajad. Kokkusaamise eesmärgiks oli ühtlustada nii ISO 14001 kui ka ISO 9001:2000 standardite nõuete tõlgendamist sertifitseerijate ja konsultantide hulgas.

Järgnevalt on esitatud lühike ülevaade käsitletud teemadest:

• Keskkonnapoliitikas “saastamise ärahoidmise kohustuse” ja “kohustumuse tegutseda vastavuses õigus-, administratiiv- ja muude nõuetega” sõnastuse tõlgendamine

Standardis ISO 14001 keskkonnapoliitikale esitatud nõue sisaldada “saastamise ärahoidmise kohustust” (tegelikult mõeldud “kohustumust”) on tegelikkusega mõnevõrra vastuoluline. Nimelt ei ole võimalik saastamist ära hoida ja sellega seonduvalt tekivad organisatsioonidel sageli probleemid sobiva sõnastuse leidmisel. Siit tulenevalt kerkivad päevakorda nii standardi sõnastuse otseste sünonüümide kasutamine kui ka tõlgendamise võimalikud edasiarendused.

Loomulikult sõltub poliitika sõnastus ettevõtte olemusest ja protsesside võimalustest. Heitmete ennetamine ja vähendamine, keskkonnaohtlike ainete kasutamise vähendamine, BAT (parima võimaliku tehnoloogia kasutamine), jäätmete korduvakasutamine, ümbertöötlemine jms teemad kuuluvad võimalusel ettevõtte poolt omaksvõetud põhimõtete hulka. Omaette küsimuseks on see, kas need põhimõtted peaksid olema loetletud poliitikas või piisab samade teemade sisaldumisest juhtimiskavades ja muudes dokumentides.

Saastamise ärahoidmine iseenesest ei ole sõnasõnalt võetuna korrektne nõue. Samas on organisatsioonide poolt kasutatav sõnavara “saastamise ärahoidmise kohustuse” kajastamisel suhteliselt mitmekülgne. Leiti, et keskkonnasõbralikkus jääb siiski liiga pinnapealseks, selle asemel võiks kasutada näiteks keskkonnasäästlikkuse mõistet. Tootjaid on erinevaid, tasuks vaadata, kellega on tegu, kas on tegemist gruppi kuuluva ettevõttega vm eripäradega. Poliitikale peavad järgnema ka edasised tegevused (aspektid, toimimisohjed, hädaolukordadeks valmisolek), poliitika ei tohiks nendest konkreetsematest teemadest liiga kaugele minema, ei peaks olema liiga loosunglik. Poliitikas peab ettevõtte tegevusvaldkonna eripära välja tulema, see väldiks trafaretseid poliitikaid. Ka audiitorid peavad säilitama terve mõistuse – olulisem on mõjude ärahoidmine ja selleks eelduste loomine. Üldiseks arvamuseks jäi see, et organisatsioonilt ei nõuta standardis toodud terminite kasutamist.

Keskkonnapoliitika teiseks nõudeks on kohustumus “tegutseda vastavuses keskkonna õigus- ja administratiivnõuetega”. Arvestades nõude suhteliselt lohisevat sõnastust, soovivad organisatsioonid sageli seda mõnevõrra üldistada. Kas sobib väljend “seadusandlikud ja muud asjakohased nõuded”? Mida audiitor otsib, kas järgimist või seda, mis ja kuidas on poliitikas sätestatud? Jõuti järeldusele, et poliitikas peaks olema selgelt väljendatud sõnum. See sõnum peab olema edastatud ettevõtte töötajatele ja olema neile arusaadav. Olulisem on tagada põhimõtete mõistmine töötajate poolt ja realiseerimine praktikas, sellisel juhul ei saa ka poliitika sõnastus oluliseks probleemiks.

Keskkonnapoliitika kolmandaks nõudeks on pideva täiustamise kohustumus, kvaliteedipoliitika puhul kvaliteedijuhtimissüsteemi mõjususe pideva parendamise kohustumus. Näiteks väide “Ettevõte analüüsib pidevalt oma juhtimist ja töökorraldust” ei rahuldavat standardi nõudeid. Siinkohal oleks oluline selgitada välja, kas tegelikult on kvaliteedijuhtimissüsteemi eripära (töökorralduse erinevate osade süsteemsed seosed) piisaval määral arvesse võetud. Kui see leiab kinnitust, siis võib ka poliitika sellise väitega rahule jääda.

Rääkides organisatsiooni eripäradest ja seostest võtmeprotsessidega, toodi näide, kus ühe ettevõtte kvaliteedipoliitika oli väljendatud näiteks ajaliselt muudetavate finantseesmärkide kaudu. Ühel perioodil oli prioriteediks saavutada ekspordi kasv, teisel etapil tõsta turuosa. Seal oli olnud imelihtne siduda poliitika pideva parendamise, korrigeerivate tegevuste ja kõige muu asjakohasega.

Kvaliteedipoliitika on suunatud suuresti organisatsiooniväliste klientide huvide kaitsmisele, keskkonnapoliitika väliste huvipoolte huvide kaitsele. Sellega seonduvalt tekkis küsimus – kas poliitika peab lisaks kättesaadavusele olema ka arusaadav (ja mõistetud, nagu seda eeldatakse töötajatelt)? Leiti, et otseselt sellist nõuet standardis siiski ei ole, kuigi erinevatele huvigruppidele arusaadavus ei teeks halba. Selles osas viidati ka sertifitseerijatele kui arusaadavuse võimalikele hindajatele. Paraku ei suuda sertifitseerijad siinkohal esindada teisi huvipooli, sest nende kõnepruuk ja standardi sõnavara igapäevane kasutamine avaldab mõju igapäevasele kõnepruugile.

• Standardite sõnavara kasutamine sisemises dokumentatsioonis, sealhulgas käsiraamatu ülesehituses

Sertifitseerijatel jt standardite terminoloogiat põhjalikult valdavatel isikutel on loomulikult lihtsam mõista standardi sõnavara kasutavat juhtimissüsteemi kirjeldust. Samas ei ole otseselt keelatud kasutada siseselt kokkulepitud terminoloogiat. Arvestades eestikeelse terminoloogia lünklikkust ja tõlkimisega seonduvaid probleeme (paraku ei ole standardite tõlked kõige õnnestunumad, sh ühe standardi lõikes kasutatavad erinevad mõisted), ei ole põhjust liigselt toetuda standardite sõnavarale.

Lõpuks jõuti järeldusele, et organisatsioon võib kasutada oma ettevõtte “slängi”, kui kasutatavad terminid on lahtiselgitatud. Standardi terminite liigne kasutamine võib sageli kaasa tuua töötajate võõrandumise ja vääritimõistmise.

Halvimaks lahenduseks oleks organisatsioonile arusaadava juhtimissüsteemi väljaarendamine, mille juurde koostatakse “sertifitseerijate lisa”, mis räägiks kõigest sellest standardi ja sertifitseerijate keeles. Samas on paraku esinenud ka vastupidiseid juhuseid, kus on tehtud süsteem, mis on isegi edukalt läbinud sertifitseerimise, kuid millest töötajad suurt midagi aru ei saa aru, kuna see on kirjeldatud standardikeskset terminoloogiat kasutades. Kokkuvõttes on nii poliitika kui kogu süsteem mõeldud ettevõtte enda jaoks, sellest tulebki lähtuda. Kasutatav terminoloogia ei tohiks siin takistuseks saada, oluline on selge mõtestatus ja terve mõistus!

Kokkuvõte
Kokkuvõttes jõuti siiski järeldusele, et kui kusagil, nt käsiraamatus, on terminid lahti seletatud, siis võib organisatsioon kasutada ka oma (standardist erinevaid) termineid. Samuti oleks soovitav poliitika (või mõni teine organisatsiooni poolt kasutatav termin) lahti kirjutada lihtsalt ja kogu töötajaskonnale arusaadavalt, arvestades seejuures standardis toodud nõudeid. Kuigi sertifitseerijatel oleks lihtne lugeda otseselt standardi sõnastust, ei eeldata siiski trafaretsete lausete kasutamist. Oodatakse organisatsioonide isikupära ning toetumist sisemistele põhimõtetele (toetumine missioonile, visioonile, esmasele keskkonnaalasele ülevaatusele vms).