Siseauditite ja tarnija auditite läbiviimine
Juhtimissüsteemi mõjususe ja soovi korral ka tõhususe kohta teabe saamiseks on üks enamlevinud võimalustest siseauditi läbiviimine. Auditi läbiviimist nõutakse muuhulgas ka kõigi juhtimissüsteemidele nõudeid esitavate standarditega (nt ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 jpt).
Ehkki auditi läbiviimise protsess ei ole iseenesest keeruline, on siiski auditi klienti täielikult rahuldavat tulemust raske saavutada. Sageli on auditid formaalsed ja parimal juhul tuuakse välja mittevastavused dokumentides esitatud nõuete ja tegeliku olukorra (tegevuse) vahel.
Tänapäeval aina enam fokusseeritud ärimaailmas on oluline kaaluda, milliste tugitegevustega peaks organisatsioon ise tegelema ning milliseid teenuseid on otstarbekam selleks spetsialiseerunud professionaalidelt sisse osta. Üheks sisseostetvaks valdkonnaks on teatud juhtudel kindlasti ka juhtimissüsteemi siseauditi teenus. Professionaalsed audiitorid, kes igapäevaselt erinevate juhtimissüsteemidega kokku puutuvad ja selles valdkonnas suurt praktikat omavad, suudavad auditi läbi viia tulemuslikumalt, objektiivsemalt ning oluliselt väiksema ressursi- ja ajakuluga, kui organisatsiooni enda töötajad.
Eesmärk
Siseauditi teenuse eesmärgiks on anda kliendile (auditeeritava organisatsiooni juhtkonnale) tagasisidet juhtimissüsteemi toimivuse, tulemuslikkuse ning kehtestatud nõuetele vastavuse kohta ja tuua välja organstatsiooni kitsaskohad ja parendusvõimalused.
Sisu ja tegevused
Siseauditi ettevalmistamiseks ning läbiviimiseks vajavad audiitorid protseduuriliste dokumentide koopiaid (paberkandjal või elektroonilisel kujul). Pärast dokumentatsiooni auditi läbiviimist kooskõlastatatakse kliendiga auditi kava ning lepitakse kokku intervjuude, tegevuste vaatluste ja tõendusdokumentidega tutvumise ajad.
Kliendi poolt peab olema audiitorile tagatud võimalus intervjueerida erinevate protsesside eest vastavaid isikuid, tutvuda tõendusdokumentatsiooniga. Auditi läbiviimisel on kindlasti oluline meeles pidada, et tegemist ei ole süüdlaste tuvastamise ning vigade otsimisega, vaid objektiivse hinnangu andmisega organisatsiooni töökorraldusele ja parendusvõimaluste tuvastamisega. Auditi käigus tuvastatud leiud (mittevastavused kehtestatud nõuetele, parendusvõimalused ja -ettepanekud) dokumenteeritakse selleks ettenähtud korras ning arutatakse auditis osalenud isikutega läbi auditi lõppkoosolekul. Leidude korrigeerimiseks määratakse vajalikud meetmed ning vastutajad.
Ajagraafik
Siseauditi läbiviimise maht ja ajakava sõltub auditi määratud käsitlusalast, sh organisatsiooni tegevusvaldkonnast, töötajate arvust ning organisatsiooni tegevusasukohtade (nt osakondade, filiaalide) arvust.