Проведение внутренних аудитов
Общая ситуация
Одной из распространённых возможностей для получения информации о действенности системы управления является проведение внутреннего аудита. Проведение аудита требуется также и со стороны всех стандартов, предъявляющих требования к системам управления (например ISO 9001, ISO 14001, EVS 18001 и мн. др.). Хотя процесс проведения аудита сам по себе не сложен, всё-таки нелегко добиться результата, который бы полностью удовлетворял клиента аудита. Зачастую аудиты являются формальными и в лучшем случае выявляются несоответствия между предъявленными в документах требованиями и фактическим положением вещей (действиями).
В настоящее время во всё более фокусированном коммерческом мире важно взвесить, какими поддерживающими мероприятиями должна организация заниматься сама и какие услуги целесообразнее приобрести у специализированных профессионалов. Одной из таких областей в определённых случаях несомненно является услуга внутреннего аудита. Профессиональные аудиторы, которые ежедневно сталкиваются с различными системами управления и имеют в этой области большой опыт, способны провести аудит более результативно, объективнее и с наименьшими затратами ресурсов и времени, чем сами работники организации.
Цели услуги
Целью услуги внутреннего аудита является предложить клиенту (руководству аудитируемой организации) обратную связь о действенности, результативности и соответствии установленным требованиям системы управления, а также выявить проблемы в организации и возможности их исправления.
Содержание услуги
Для подготовки и проведения внутреннего аудита необходимо предоставить аудиторам копии документов процедур (на бумаге или в электронном виде). После проведения аудита документации с клиентом согласовывается план аудита и оговаривается время интервью, наблюдения мероприятий и ознакомления с подтверждающими документами. Со стороны клиента аудитору должна быть обеспечена возможность интервьюировать ответственных за различные процессы лиц и ознакомиться с подтверждающей документацией. При проведении аудита также важно помнить о том, что аудит не представляет из себя определения виновных и поиска ошибок, а является объективной оценкой распорядка работы организации и ознакомлением с возможностями улучшений. Обнаруженные в ходе аудита находки (несоответствия установленным требованиям, возможности и предложения по улучшению) документируются в предусмотренном для этого порядке и обсуждаются с принимавшими участие в аудите лицами на заключительном собрании аудита. Для корректировки выявленных несоответствий определяются необходимые меры и ответственные лица.
График проведения аудита
Объём проведения внутреннего аудита в днях и график аудита зависят от установленного объёма аудита, в т.ч. от рода деятельности организации, количества работников и от количества мест деятельности организации (например отделов, филиалов).