Konsultant kirjutab: ISO 9001:2015 toob uuendusi – II osa

Aeg lendab kiiresti – juba aasta on möödas ajast, kui ametlikult nägi ilmavalgust standardi ISO 9001 uus versioon. Kuna seekordsed muudatused ja uuendused standardi nõuetes on mõnevõrra kaalukamad kui varasemalt, on ka üleminekuaeg varasemast pikem – nimelt 3 aastat, millest esimene kohe-kohe täis tiksub. Seega peavad ISO 9001:2008 järgi sertifitseeritud organisatsioonid planeerima järgneva kahe aasta jooksul oma kvaliteedijuhtimissüsteemi uuendamiseks ja täiustamiseks vajalikud tegevused.

Meie sügiseste uudiskirjade vahendusel jõuavadki huvilisteni mõned mõtted, mis käsitlevad põgusalt standardi uuendusi. Kuna oleme varasemates artiklites ja ka koolitustel käsitlenud uuenenud terminoloogiat, muudatusi ja ka standardist välja jäänud nõudeid, keskendun nüüd pigem uutele lisandunud nõuetele. Ühtlasi pakun välja mõningaid võimalusi, kuidas uuendatud standardi nõudeid kõige mõistlikumalt olemasoleva juhtimissüsteemiga integreerida.

Kas olemasolev juhtimissüsteemi struktuur sobib?

Soovitan esmalt otsa vaadata oma juhtimissüsteemi struktuurile. Näiteks, kui teie organisatsiooni juhtimissüsteemi struktuur põhineb ISO 9001 standardi ülesehitusel, soovitan läbi mõelda, kas oleks ehk mõistlikum ja elulähedasem lähtuda hoopis organisatsiooni tegevustest ja protsessidest. Ehk annaks see võimaluse vajalikku infot loogilisemalt struktureerida ja esitleda? Kui olemasolev juhtimissüsteemi struktuur on organisatsioonis omaks võetud ja arusaadav, siis võib loomulikult jätkata ka senisel moel – kohustust struktuuri uuendada ei ole. Küll aga tasub tähele panna, et uues standardi versioonis on senise 8 peatüki asemel 10 peatükki.

Samas on numeratsioonist ja peatükkide arvust olulisemad sisulised muudatused nõuetes – mitmed peatükid on uues standardis tõstetud uutesse kohtadesse ning ringi nimetatud. 2015. aasta standardiversioon toob juurde ka täiesti uusi valdkondi ning mõned nõuded ka kaovad.

Lähtepunktina tasubki juhtimissüsteemi dokumentatsioon üle vaadata, analüüsida ning läbi arutada, kas soovite struktuuri uuendada või juhtimissüsteemi elemente/peatükke uuest standardi versioonist lähtuvalt ümber nimetada. Alternatiiviks on piirduda ainult dokumentatsiooni täiendamisega seoses uues standardi versioonis lisandunud juhtimissüsteemi elementidega.

Seosed strateegilise juhtimise teemadega

Uuenenud standard viitab mitmes kohas tegevuste sidumisele ettevõtte strateegiaga, seega kvaliteedijuhtimissüsteemi põimimine strateegiliste teemadega ongi uue standardiversiooni üks olulisemaid märksõnu.

Näiteks 4. peatükis on uus nõue, mis käsitleb konteksti ning huvipoolte ja nende nõuete määratlemist. Mida see sisuliselt tähendab? Antud nõue on ilmselt lihtsamini mõistetav neile organisatsioonidele, kes kasutavad järjepidevalt erinevaid strateegilise planeerimise ja juhtimise põhimõtteid ja tööriistu. Kui teie organisatsioonis on koostatud strateegiline plaan/arengukava, siis kirjeldab see ilmselt ka organisatsiooni välist ja sisemist keskkonda, erinevaid huvipooli ja nende nõudeid/ootusi teie organisatsioonile. Kui sellised strateegilised dokumendid on organisatsioonis olemas ning asja- ja ajakohased, leiate sealt kindlasti teatava sisendi konteksti ja huvipoolte ning nende nõuete kindlaks määramiseks.

Kui teie ettevõttes strateegilisi juhtimisvõtteid kasutatud ei ole, on oluline küsida endalt, kas oleks ehk õige aeg ja hea võimalus strateegilise mõtlemise ja planeerimisega organisatsioonis alustada ning üks strateegiaseminaride tsükkel täies mahus läbi teha. Kui see aga pole mingil põhjusel päevakorral, võin teid rahustada – standardi nõuete elementaarseks täitmiseks on võimalik organisatsiooni strateegilised valikud läbi mõelda ka lihtsustatud kujul. Selleks tuleb kaardistada organisatsiooni sisemised ja välised tegurid ning määratleda huvipooled, mis/kes on olulised tulemusliku toimimise seisukohalt.

6. peatükk on muutunud täielikult ja sinna on lisandunud vast kõige mahukam uuendus – riskide ja võimaluste hindamine koos vajalike meetmete kavandamisega riskide maandamiseks ja võimaluste ärakasutamiseks. Riskide hindamise temaatika on kindlasti tuttav neile, kes on kokku puutunud keskkonna- ja tööohutuse juhtimissüsteemide standarditega (ISO 14001 ja OHSAS 18001). Integreeritud juhtimissüsteemide puhul tuleks vaadata ühtlasi ka keskkonna- ja tööohutusega seonduvad riskianalüüsid ning integreerida need üheks tervikuks.

Selle nõude täitmiseks tuleks läbi viia ettevõtte toimivust ning toodete/teenuste kvaliteeti mõjutavate riskide ja võimaluste kaardistamine ja hindamine. Sellele peab omakorda lisanduma ka riskide maandamiseks ning võimaluste ärakasutamiseks vajalike meetmete kavandamine.

Riskide ja võimaluste hindamismetoodika osas standard mingeid nõudeid ei kehtesta ja seega saab igaüks ise valida, millisel viisil hindamist läbi viia. Võib näiteks kasutada strateegilisest juhtimisest tuttavat ja laialdaselt levinud SWOT-analüüsi metoodikat. Tõenäoliselt on ka selle nõude täitmise puhul oluliselt lihtsam neil organisatsioonidel, kes järjepidevalt strateegilise juhtimise põhimõtteid ja tööriistu rakendavad.

Lisaks eelnevale tuleb kuuenda peatüki raames lisaks kvaliteedialastele eesmärkidele koostada ka tegevuskava eesmärkide saavutamiseks. Üheks võimaluseks on kvaliteedialased eesmärgid ja nende saavutamiseks vajalik tegevuskava siduda riskide ja võimalustega seonduvate meetmete kavaga. Samuti on vajalik põhjalikumalt lahti kirjutada juhtimissüsteemi muudatuste sisseviimise protsess.

Kui tunnete, et ülal kirjeldatud teemade ring on väga lai, siis mõnes mõttes see nii ongi. Samas on standardi nõuded jätkuvalt üldsõnalised, kuna on mõeldud rakendamiseks erinevates organisatsioonides. See jätab piisavalt tõlgendamisruumi ja vabadust otsustada, kuidas ühele või teisele teemale läheneda.
Vaatamata sellele, kas soovite vaid elementaarsed uuendused miinimumtasemel sisse viia või plaanite seoses üleminekuga oma juhtimissüsteemis põhjalikumaid ja sisukamaid muudatusi, oleme valmis Teid igal juhul abistama. Võtke ühendust!

ISO 9001 muudatuste sisu

ISO 9001:2015 muudatuste sisu tutvustamisega jätkame järgmises artiklis.

Lisainfo

Kui tunnete huvi kvaliteedijuhtimissüsteemi uuendamise või edasiarendamise vastu, tutvuge meie konsultatsiooniteenustega ning võtke ühendust. Meie koolituskalendrist leiab ka uuenenud standardite nõudeid tutvustavaid koolitusi.